10 razones por las que confiar en un servicio de gestión documental

10 razones por las que confiar en un servicio de gestión documental

En ocasiones, la gestión de los documentos tanto en empresas públicas como en empresas privadas se desarrolla de una manera poco profesional. Documentos e información acumulada en cajas y en habitaciones sin más control, algo que puede llegar a poner en jaque a una organización. Estas son 10 razones por las que confiar en un servicio de gestión documental.

Empresas públicas y empresas privadas no confían, en ocasiones, en la gestión documental. Quizás por desconocimiento, falta de tiempo, desidia o circunstancias económicas, deciden no establecer una gestión documental profesional en su organización. Documentos e información denostados en cajas, indebidamente guardados y custodiados en almacenes que pueden poner en aprieto a una organización entera.

Y es que la mala praxis en la gestión documental puede llevar a diferentes consecuencias negativas para cualquier empresa. El robo de información confidencial, el acceso a información confidencial de la empresa o de empleados, la pérdida de documentación, la imposibilidad de encontrar documentación que puede ser muy útil en un momento concreto para la organización, la mala conservación de documentos que por su validez administrativa e incluso histórica pueden llevar a la pérdida absoluta de la información.

Por ello hay 10 razones por las que confiar en un servicio de gestión documental. Una pequeña inversión por parte de las empresas públicas y privadas pero con enormes beneficios para éstas a todos los niveles. Estas son 10 razones para contratar un servicio de gestión documental.

  1. Permite el control del acceso a la documentación cumpliendo, además, con la LOPD que marca dicho acceso.
  2. Ahorro de espacio en las organizaciones al poder trasladar su documentación a empresas que se encargan de la gestión documental profesional.
  3. Información ordenada por departamentos, categorías… y con todos los parámetros necesarios.
  4. Fácil acceso a la documentación concreta que puede requerir en un determinado momento una organización.
  5. Seguridad a la hora de custodiar la documentación de una empresa.
  6. Digitalización de la información requerida por la empresa para su fácil consulta y accesibilidad y distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web
  7. Integración de la documentación del sistema de gestión documental con otros sistemas de la empresa.
  8. Indexación de los metadatos para su fácil recuperación.
  9. Posibilidad de definir ciclos de vida de un documento.
  10. Ahorro de tiempo en la búsqueda de información / documentación.

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