El ahorro de costes en la externalización de la gestión documental

El ahorro de costes en la externalización de la gestión documental

La crisis económica y el cambio de legislación han empujado a muchas empresas a la externalización de la gestión documental con el objetivo de cumplir la ley a la par que aumentar la productividad. Estas son algunas claves que merece la pena destacar.

Está comprobado. La externalización de la gestión documental, o lo que es lo mismo, la de los archivos y procesos documentales ha permitido a muchas empresas públicas y privadas la rebaja de los costes de hasta un 50%. Esto ha favorecido, en plena crisis económico, la supervivencia de muchas empresas.

Y es que, con el transcurrir de los años y pese a la cada vez mayor presencia del entorno digital y las nuevas tecnologías de la información, tanto empresas como organismos públicos han aumentado también el número de documentos en papel. Los actuales cambios en la legislación que han obligado a las empresas a guardar estos documentos un mayor tiempo o, bien, el aumento en los servicios contratados y externalizados a empujado, a su vez, a externalizar la gestión documental de empresas públicas y privadas.

Pese a lo que podía parecer, la externalización de la gestión documental ha supuesto un ahorro de hasta un 50%. Las empresas han podido dedicarle un mayor tiempo a la productividad y a la operatividad en otros sectores directamente más rentables, trasladando esta gestión y custodia a empresas especializadas. Empresas, a su vez, que disponen de un conocimiento actual en cuanto a manipulación, guardia, distribución y gestión de esta información cumpliendo los preceptos legales necesarios en cuanto al derecho a la información y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Y no solo eso. La externalización de la gestión documental por parte tanto de empresas públicas como privadas, ha supuesto un ahorro de costes en cuanto a los espacios dedicados a esta información, pudiendo desarrollar su trabajo en instalaciones menos amplias con el consecuente ahorro o dejar de pagar alquileres para la custodia de esa documentación.

Empresas como Sistemas Documentales permiten no solo una correcta custodia y almacenamiento de la documentación de las empresas, sino también unas condiciones óptimas para ello, con los mecanismos necesarios para evitar el riesgo por deterioro o su destrucción por incendios o inundaciones.

Independientemente de esto, la Ley de Protección de Datos obliga también a la contratación de servicios de destrucción confidencial de documentos para asegurar que no se trafica con datos personales, por lo que las empresas tienen que externalizar este proceso.

 

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
error: Content is protected !!