Cómo aplicar la LOPD en la digitalización de documentos

Cómo aplicar la LOPD en la digitalización de documentos

Cuando una empresa o entidad necesita proceder a la digitalización de documentos personales o bien como base a un proyecto científico de mayor envergadura, esta acción no se podrá realizar de forma alocada, sino guardando un gran rigor y teniendo en cuenta la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Con la llegada de Internet parece ser que los límites legales se han abierto y que ahora cualquier particular o empresa se cree con la potestad para disponer de los datos personales de otra persona o cliente a su libre albedrío, sin importarle los daños que pudiese ocasionar sobre esas terceras personas. ¿Exime de responsabilidad que el fin de la digitalización de determinados documentos sea como base a un proyecto histórico o científico desarrollado por una determinada institución? Por supuesto que no, ya que nunca deben violarse los derechos fundamentales de las personas que bien quedan recogidos en la Constitución Española de 1978 y matizados en la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). Todo individuo tiene derecho a autorizar o no la difusión o utilización de sus archivos personales por otras personas o entidades, independientemente cual fuese el fin.

La Protección de Datos, más que una obligación, podría definirse actualmente como una necesidad. Antes de jugar con determinados datos, sin conocer los problemas legales en los que podríamos meternos, lo mejor será ponernos en manos de profesionales que nos asesorasen en todo momento. Confiar en Sisdoc, es relegar nuestros esfuerzos y nuestro tiempo en una empresa capaz de llevar a  cabo la digitalización documental sin asumir riesgos, es decir, trabajando siempre en base a la Ley 15/1999 (LOPD).

Con el objetivo de cumplir con la LOPD, todos los soportes físicos que contuviesen datos personales o información confidencial de nuestra empresa, deberán ser automáticamente destruidos por la compañía externa que hemos contratado para llevar a cabo la digitalización de documentos.

La Ley Orgánica 15/1999 del 13 de diciembre recoge determinados derechos esenciales de los ciudadanos a la hora de una digitalización documental:

1. Derecho de información: Figura en el artículo 5 de la LOPD. Una vez recogidos los datos personales, la persona interesada deberá ser informada sobre la finalidad que se le dará a estos archivos, así como de las consecuencias que supondría sobre su persona la obtención de datos o la negativa de suministrarlos. Cualquier usuario medio que se registra en una página web con sus datos personales, tendrá que verificar que acepta la Política de Privacidad, por lo que será su obligación leer detalladamente cada una de las pautas.

2. Derecho de acceso: Permite al ciudadano conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos personales, pudiendo reclamar cuando quisiese éstos a la empresa u organismo en cuestión. Así pues, la empresa tendrá la obligación de resolver la solicitud del demandante en un plazo de un mes como máximo, si éste quisiese tener acceso a los documentos digitalizados.

3. Derecho de rectificación: El individuo o entidad que haya cedido sus datos a una determinada empresa o institución para que proceda a la digitalización documental de los mismos, se reservará el derecho de acceso y modificación de los mismos si los estimase inexactos o incompletos, aportando la documentación necesaria que justificase su reclamación. Así pues, la empresa contará con un plazo de 10 días para proceder al cambio.

4. Derecho de cancelación: La LOPD autoriza a que se supriman los datos que puedan ser considerados inadecuados o excesivos por los ciudadanos directamente afectados en un margen de 10 días. Esta cancelación generará el bloqueo de los datos, quedándose estos en manos exclusivamente de las Administraciones Públicas.

5. Derecho de oposición: La LOPD amparará al cliente, empresa o entidad que haya autorizado la digitalización documental y que ahora reclame la cesión de este derecho.

No cabe duda que el fenómeno de la digitalización documental trae consigo numerosas ventajas como la organización de archivos, la eficiente gestión, el control de las fuentes informativas en futuros trabajos, el ahorro de logística y transporte, la consulta simultánea y la destrucción de los documentos innecesarios. No obstante, si no se realiza ésta de un modo comprometido, estaríamos poniendo en peligro otro de los grandes beneficios de este proceso; la seguridad y la calidad de los datos.

El artículo 10 de la LOPD impone el deber de secreto, por parte de la empresa o institución, sobre los documentos digitalizados. Así mismo, el artículo 6 hará especial mención al consentimiento del afectado. No obstante, dicho consentimiento será innecesario siempre y cuando los datos fuesen empleados para el correcto ejercicio de las Administraciones Públicas. De igual modo, y tal y como recoge el artículo 7, nadie será obligado a dar públicamente datos sobre sus creencias, religión, ideologías, origen racial, estado de salud o vida sexual.

La digitalización de documentos trae consigo numerosos beneficios para el correcto desarrollo de los trabajos de una empresa o particular, aunque ésta deberá realizarse de un modo responsable para evitar posibles problemas legales en el futuro.

 

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