Claves para la digitalización para consulta, difusión y conservación de documentos históricos

Claves para la digitalización para consulta, difusión y conservación de documentos históricos

Los documentos históricos merecen un apartado especial al emprender un proyecto de digitalización, pues resulta necesario tomar una serie de medidas que permitan determinar la conveniencia de llevar a cabo este proceso, dado el posible riesgo al cual se puede exponer un grupo documental.

La digitalización de documentación histórica está encaminada a reducir la manipulación de los documentos originales; esto contribuirá a su conservación y preservación. Ya que entre las funciones de un archivo histórico se encuentra la difusión de los acervos, contar con los documentos digitalizados hace esta labor más sencilla y puede tener un impacto mucho mayor.

En general, la digitalización de grupos documentales históricos debe proporcionar el servicio inmediato y directo de consulta, potenciar la accesibilidad y difusión de series documentales, evitar el deterioro de las piezas más frágiles o valiosas, así como completar fondos documentales, originaria o temáticamente afines, que se encuentren repartidos entre varias instituciones archivísticas, facilitando con ello su conocimiento y uso.

Para estos fines, la digitalización debe cumplir con un tratamiento archivístico muy riguroso y garantizar que los grupos documentales susceptibles de digitalización cuenten con instrumentos de consulta basados en la Norma Internacional General de Descripción Archivística.

Para llevar a cabo la digitalización de grupos documentales históricos deben establecerse las prioridades de digitalización, basadas en las necesidades de los usuarios y los recursos con que cuenta la institución.

Una vez digitalizadas, se debe asegurar que las imágenes reciban un tratamiento archivístico adecuado, así como garantizar la conservación a largo plazo y la difusión de los documentos digitales.

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