Cómo ayuda la consultoría documental en las debilidades del tratamiento de información de tu empresa

Cómo ayuda la consultoría documental en las debilidades del tratamiento de información de tu empresa

Estamos en la era de la información ya que a diario tratamos una gran cantidad de información y el tráfico que se genera llega desde muchos canales diferentes. La confidencialidad de los datos y la conservación de los documentos, son temas muy sensibles que deben tratar los servicios de consultoría documental.

La protección de datos, los documentos sensibles, entre otras cosas, se deben tratar de forma muy pulcra ya que implican a terceros y a conceptos como la confidencialidad. Además, de que se debe cumplir con la legalidad. La ley de Protección de Datos por ejemplo es muy estricta en su última modificación y no se puede ni se debe dejar ni una rendija a su incumplimiento.

Un servicio de consultoría documental hace que sus clientes cumplan las leyes a rajatabla pero no sólo eso sino que ayuda en la digitalización de los archivos. Estamos en la era digital pero eso no significa abandonar el papel sino que los antiguos archivos de papel se deben transformar en formato digital mejorando así su conservación. Además de que se ahorra espacio y se gana en orden.

Pero los servicios de consultoría documental no realizan sólo  tareas esporádicas sino que crean todo un plan de actuación en la empresa. Es decir, analizan la situación actual, diagnostican la situación elaborando un plan de actuación adecuado para cada empresa y crean un plan de implantación de mejoras.

Se trata de un trabajo a largo plazo para que una empresa pueda solucionar sus debilidades en el tratamiento de la información. Las mejoras en la información siempre derivan en una mejor atención al cliente, mejor comunicación interna y mejor oferta de productos y servicios.

Una empresa debe también contratar un servicio de consultoría documental porque le ayudará a crear un sistema de almacenamiento y enseñará a su personal a manejarlo. El personal que maneje la información sabrá como acceder a la información y mejorará la rapidez de recuperación de la información. Teniendo en cuenta lo rápido que se mueve el mundo y la rapidez que nos demandan los clientes en la resolución de sus consultas, éste es un tema muy importante.

La destrucción de datos confidenciales es otro quebradero de cabeza de las empresas. Pero se trata de un trámite que los servicios de consultoría documental lo realizan de forma muy sencilla.

Según el nivel de confidencialidad de la documentación que maneja la empresa y según la norma, LOPD, se deben seguir unas instrucciones para la destrucción de documentos. Así pues, lo mejor es derivarlo a un servicio externo, en lugar de realizar pruebas y caer en marañas legales.

El servicio de consultoría documental está para mejorar el tratamiento de la información de la empresa y se debe aprovechar.

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