Cómo se lleva a cabo la captura de datos en la digitalización documental

Cómo se lleva a cabo la captura de datos en la digitalización documental

Los equipos informáticos nos hacen la vida más sencilla. Hoy en día, todos esos datos relevantes que figuran en nuestros documentos impresos, fotográficos o sonoros pueden ser capturados, extraídos y procesados de forma digital en beneficio de los intereses de nuestra empresa. ¿Sabes cómo?

La digitalización de un documento consiste en la representación de un documento mediante una serie de puntos o muestras, originándose como resultado una imagen digital. Para proceder a su digitalización será necesario capturar los datos, es decir, capturar las esquinas donde terminan las líneas de los trazos del documento (números, letras o imágenes). Con la digitalización conseguiremos analizar los mapas de bits que posee un documento en papel para posteriormente guardarlo de forma ordenada en su archivo correspondiente. En el caso de los libros impresos, bibliotecas, fundaciones y empresas privadas están llevando a cabo su escaneo mediante tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos (OCR). ¿Y qué pasa con los microfilms de gran valor histórico que se conservan? Pues se está procediendo a su digitalización para preservarlos en el tiempo y facilitar su acceso.

Si hablamos de la digitalización de soportes en papel, será muy importante la calidad de la imagen obtenida en el escaneo de los documentos, ya que a partir de ella llevaremos a cabo la captura selectiva de datos. La captura de datos es una tarea realmente compleja, ya que detecta dónde se encuentra la información específica importante que estamos buscando dentro de un documento (proveedor, número de factura, dirección, etc.). Así, se empleará para añadir metadatos a un documento e integrarlos en otro software de la institución, permitiéndonos comparar e insertar cada dato entre otros documentos.

Como ya hemos dicho anteriormente, la captura de datos se llevará a cabo mediante un software OCR, aunque el software de tipo OCR será ideal para convertir a formato digital la información alfanumérica escaneada, sin criterio alguno.

Para la digitalización de un documento en soporte papel será necesario primero retirar las grapas y otros elementos de sujeción que este poseyese. Dependiendo del tipo de scanner y del formato del documento, la velocidad de escaneo variará notoriamente. Una vez llevado a cabo este proceso, se describirá el documento en su nuevo formato, asignándole nombres o palabras claves que permitan su rápida recuperación, es decir, se producirá la indexación o descripción del documento. Como bien sabemos, para la captura de datos necesitamos dispositivos digitalizadores como scanners o tarjetas de sonido.

Hablando de sonido. ¿Qué pasa cuando se trata de archivos sonoros que queremos digitalizar? A través del micrófono de nuestro ordenador conseguiremos captar las ondas sonoras, que al pasar directamente a la tarjeta de sonido de nuestra computadora, nos permitirá transformarlas en un código binario. La tarjeta de sonido actúa como un conversor analógico-digital. Así pues, a cada valor sonoro se le otorgará una secuencia de bits. Entonces podremos reproducirlo en su sentido original de grabación, a la inversa o alterando la velocidad de reproducción. Pero, ¿y si la captura de datos se realizase sobre una fotografía? Las fotos se escanean punto por punto, calculando qué color es el más adecuado para representar cada punto. La secuencia de bits creada en la digitalización se representa en tres colores: verde, rojo y azul, así como en valores numéricos. Por tanto, una vez digitalizada la imagen, cuando pasemos el cursor del ratón por cada zona coloreada de la misma, veremos cómo los valores y los colores asignados van cambiando.

La captura de datos es recomendable en todo tipo de documentos siempre y cuando haya muchos documentos acumulados y mucho personal dedicado a la grabación de datos. Si hay una mala gestión o aparecen errores notorios en los documentos derivados de la falta de criterios cualitativos y cuantitativos en la actividad empresarial, entonces ésta será beneficiosa. El empleo de herramientas poco adaptadas a las tecnologías actuales o la descentralización excesiva de procesos críticos serán dos circunstancias ideales que llamarán al uso necesario de la captura de datos. Como bien han podido comprobar, la digitalización de documentos aporta una gran variedad de beneficios prácticos.

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