Digitalización

Digitalizamos papel, microfilm, placas radiográficas y diapositivas

La Digitalización es una fase esencial en los proyectos de Gestión Documental.

Estamos especializados en la digitalización masiva de documentos como documentos clínicos, administrativos y contables organizando las imágenes obtenidas a los gestores de contenidos del mercado a través de aplicaciones propias y la captura de los metadatos.

Razones para digitalizar su documentación:

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6 razones importantes para digitalizar su documentación:

Organizar el fondo documental.

► Agilizar las consultas.

► Proporcionar accesos simultáneos.

► Mejorar la seguridad de los datos.

► Cumplir con la normativa vigente.

► Eliminar las pérdidas de documentos.

Digitalización del papel

DIGITALIZACIÓN DEL PAPEL

Con la digitalización de los documentos se puede destruir el papel de los archivos, se obtiene una mejora notable en la gestión de los documentos y facilita el acceso rápido a los contenidos.

La digitalización puede ser:

1) Profesional: Se utiliza para cualquier tipología de documentos, obteniendo la mejor imagen de todas las posibles gracias a la aplicación de un software de tratamiento de imagen. Se pueden capturar todos los metadatos posibles e introducir una firma electrónica que le aporta validez jurídica.

2) Certificada: Es una digitalización de tipo profesional como en el punto 1 que además se lleva a cabo con un software homologado por la Agencia Tributaria y sigue la norma que dicta la Resolución de 24 de octubre de 2007. Preferentemente se utiliza para documentos de tipo tributario, si bien, es un standard de facto para la digitalización de documentos administrativos en general.

3) Garantizada: es el equivalente a una digitalización certificada aplicada a las Administraciones Públicas, para la que hay que tener en cuenta varias normas técnicas de Interoperabilidad y del Esquema Nacional de Interoperabilidad, como las relativas a documento y expediente electrónico, firma electrónica y certificados electrónicos, digitalización de documentos, copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.

Digitalización de microfilm

La digitalización del microfilm convierte las imágenes en soporte película en formatos digitales. Mejora la consulta y facilitan el acceso a los archivos históricos que de otra forma no podrían consultarse por la falta de equipamiento ya obsoleto.

Para evitar el deterioro de copias maestras y facilitar la distribución del microfilm, convertimos estos soportes a formato digital en películas de 16 y 35 mm. codificados con blip o sin blip, microfichas de 105 mm., tarjetas de apertura, jackets de diferentes canales, entre otros, conforman grandes cantidades de información almacenadas en microfilm.

Actualmente hospitales, empresas de ingeniería y bibliotecas principalmente son los que poseen aún grandes archivos históricos en microfilm que deben salvaguardarse en cierto grado y facilitar el acceso a los contenidos a investigadores y ciudadanos en general, en soporte digital.

Introducción y captura de datos

Back office es el trabajo que no se ve directamente y que comprende tareas administrativas, seguimiento de facturas, albaranes, pedidos, recursos humanos, gestión de personal, impagos, gestión de campañas de marketing a clientes, entre otros.

Para que la empresa ponga el foco en lo importante del negocio, la externalización de servicios relacionados con el back office como la digitalización, entrada y captura de datos, contabilización, adaptación a ERPs o gestores documentales, etc., es vital.

No hace falta que nos envíe el papel. Si recibimos directamente las imágenes de los documentos escaneados en formatos .pdf, tiff, jpeg, .png, etc. podemos capturar todos los metadatos posibles directamente, evitando así la entrada masiva de datos por personal y muy usual en el caso de facturas de proveedores, albaranes, pedidos y recursos humanos, entre otros.

En nuestro buzón virtual se pueden depositar -ya escaneados- documentos como facturas, albaranes, pedidos, escritos, plantillas, encuestas, etc. a los que capturamos los datos necesarios y los entregamos firmados y sellados electrónicamente y con sus datos contables adaptados a su programa de gestión, ERP o gestor documental.

Mediante técnicas de OCR, ICR, video, software de captura inteligente y clasificación, capturamos y validamos los datos necesarios e importantes de cualquier documento en papel o en formato digital, .pdf, .tiff, .jpeg, .xml, .txt, .avi, etc.

Este proceso de captura de datos hace más eficiente el análisis de datos críticos del negocio, aportando valor, mejorando la productividad del personal y con una mejora sustancial en la gestión y toma de decisiones posterior.

Transformamos la información en conocimiento

Soluciones Profesionales de:

CONSULTORÍA
DOCUMENTAL

Organizamos los
procesos documentales
importantes de negocio.

GESTIÓN
DOCUMENTAL

Integramos legislación,
normativa, tecnología
y experiencia en la
gestión de contenidos.

CAPTURA DE DATOS

Identificamos, extraemos
y procesamos datos
específicos de sus documentos.

CUSTODIA

Archivamos y
gestionamos sus
documentos hasta
el fin de su vida útil.

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