El valor de una buena gestión documental

El valor de una buena gestión documental

A la hora de gestionar nuestra empresa intentamos que no existan errores en la facturación o la elaboración de pedidos. ¿Pero, tenemos en cuenta el buen estado de conservación de toda la documentación de nuestra empresa? Quien no apuesta por un eficiente sistema de gestión documental está dando un paso atrás con su negocio.

¡Esto está controlado! ¡Sé dónde está cada cosa! Son respuestas que se dan a sí mismos los gerentes de muchos negocios cuando se encuentran en una situación alarmante al no saber dónde han puesto un determinado albarán o qué información recibieron la pasada semana. Antes bastaba con tener bien ordenados los archivadores y las estanterías, algo que también era una difícil tarea, pero ahora toda esa organización se ha pasado al mundo digital. Si no eres capaz de llevar correctamente la gestión documental de tu empresa, lo mejor será que te pongas en manos de una compañía profesional que te ayudase.

La gestión documental se define como el conjunto de tecnologías y normas que permiten a la empresa administrar todo su flujo de documentos durante su vida, de un modo funcional y eficiente. Ya hemos hablado en anteriores post de la digitalización, pero después viene la importancia de saber realizar una correcta gestión documental de esos archivos.

Los sistemas de gestión documental nacen con la finalidad de ofrecer a las empresas medios de captura, almacenamiento, seguridad (garantizando la integridad de los documentos y restringiendo su acceso a personas autorizadas) y pronta capacidad de recuperación e indexación, de tal modo que los documentos siempre estuviesen disponibles. Estos sistemas se proponen dos objetivos generales:

Coordinar las actividades referentes a la creación, ubicación, recepción, acceso y conservación de los documentos.

Garantizar la seguridad de los documentos y que la empresa cumpliese la legislación vigente en todo momento.

Si tuviésemos que describir los beneficios de contar con un eficiente sistema de gestión documental nos centraríamos en varios aspectos:

Ahorra tiempo y disgustos: Además de permitirnos recuperar rápidamente la documentación y facilitarnos el trabajo, evitaremos la pérdida de documentos al estar todos ubicados en el mismo sistema.

Seguridad: Nosotros como empresarios podemos controlar quiénes acceden a los documentos. No obstante, existe la posibilidad de establecer un sistema de autodestrucción de la documentación.

Óptima gestión: Los diferentes órganos de la empresa tendrán acceso inmediato a la documentación.

Satisfacción del personal: Contar con un sistema de gestión documental mejorará el espíritu de trabajo de la empresa.

Productividad y beneficios: Si damos importancia a la información, lograremos corregir nuestras actuaciones del pasado y desarrollar nuevos métodos más  eficientes.

Profesionalidad: Al contar con un gestor documental, conseguiremos que cada archivo fuese catalogado correctamente (por departamento, proveedor, número de pedido u otra referencia).

Simultaneidad: Si un mismo documento es del interés de todos los departamentos de la empresa, simplemente con hacer referencia al mismo registro todos los empleados podrán consultarlo de forma inmediata.

Integración y distribución: La documentación del sistema de gestión documental se vinculará al resto de sistemas de la empresa: Email, Web, Fax, CRM, ERP, etc.

¿Por qué cometer errores en la gestión documental de tu empresa? Es más fácil de lo que parece. Solo tienes que ponerte en manos de un equipo cualificado capaz de garantizar una imagen de profesionalidad para tu negocio.

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