Errores más comunes de las empresas en el acceso a la documentación

Errores más comunes de las empresas en el acceso a la documentación

Las empresas cada vez generan más documentos y por lo tanto mayor es el caos posterior. La gestión documental puede ocasionar más de un quebradero de cabeza a los empresarios ya que es sencillo que se pierdan documentos y por lo tanto pasarnos horas y horas buscando lo que necesitamos.

Es muy común no tener conocimientos de gestión documental e intentar llevar adelante la empresa con lo poco que sabemos. La gestión documental implica un entendimiento y tener bien claras las ideas y las herramientas que vamos a emplear para poder administrar correctamente nuestros documentos. De lo contrario podemos llegar a sentirnos desbordados ante el gran número de documentos y su desorden. Dentro de su plan de gestión documental la diputación de Castellón se ha encargado de digitalizar su archivo para hacerlo accesible y de esta manera tener un mayor orden.

Es importante que las empresas cuenten con un buen sistema de gestión documental para poder organizarse mejor. Muchas empresas se niegan a cambiar sus pautas de actuación y siguen ancladas en un método obsoleto que a la larga les va a perjudicar. Tienen pavor a las nuevas tecnologías y desconocen las nuevas técnicas que podrían facilitarles la tarea. Se han quedado ancladas en el pasado y no tienen intención de abrirse a lo nuevo.

Otro error típico es seguir conservando documentos que han perdido su vigencia y carecen de utilidad. Estos documentos ocupan un espacio al cual se le podría sacar un mejor partido y las empresas se empeñan en mantenerlos. También es típico que se hagan duplicados de los documentos por si fueran necesarios en algún momento y se siguen almacenando sin percatarse de que ya han perdido su utilidad. Existen empresas que no siguen un control del archivo de los documentos y esto a la larga se traduce en errores y pérdidas importantes.

La seguridad en las empresas es vital. Es necesario que se hagan copias de seguridad de los documentos en formato electrónico, ya que los documentos en papel se están quedando obsoletos. Además, se debe tener una política de seguridad para actuar correctamente en el caso de que entrara algún virus o tuviera lugar algún robo. Si tenemos los documentos en papel estos deben estar a buen recaudo bajo llave. Cuando vayamos a destruir algún documento es mejor hacerlo con máquinas específicas que simplemente romperlo y echarlo a la papelera. Hay que ser precavidos.

 

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