La gestión documental y la documentación técnica de proyectos

La gestión documental y la documentación técnica de proyectos

La documentación técnica es aquella documentación imprescindible en el transcurso de una actividad laboral para el desarrollo de la misma. Y que, en la mayoría de las ocasiones, merece la pena ser conservada con una correcta gestión documental. ¿Cuál es su tipología? 

Cuando hablamos de documentación técnica nos referimos a la documentación de todo producto que, sea del tipo que sea, siempre debe ir acompañado de la documentación técnica asociada.

Existe diferente documentación técnica asociada al ciclo de vida del producto en concreto como la etapa de gestación (planos, maquetas…); etapa de desarrollo (información acerca del producto, manuales de uso…) y la etapa de finalización (servicio técnico, piezas de recambio). Y es aconsejable que todos los documentos originales de todas las diferentes etapas de vida del producto se guarden gracias a una correcta gestión documental.

Cuando hablamos de las tipologías de documentación técnica hablamos de documentos tales como:

– Informes

– Proyectos: Organización del proyecto; Planificación del proyecto; Coordinación del proyecto; Seguimiento del proyecto; Documentación del  proyecto; Revisión y cierre de proyecto.

– Diseños de planos, maquetas y manuales de uso

– Documentos del servicio técnico como instrucciones de manejo, descripción de productos y sistemas e instrucciones de mantenimiento y reparación

– Documentos de formación. Diagramas de operación  y sistemas de formación  

– Características de los documentos técnicos 

Este tipo de documentación contienen información rápida, clara y fiable. Se identifican en la empresa como un signo de calidad. Además en su diseño tienen que tener características concretas que le dotan de esta importancia en la empresa. Como que son muy didácticas, una información clara y estructurada, comprensible a primera vista, combinación de imágenes y texto, bien redactadas, siempre tienen en cuenta al usuario o cliente final, técnicos y a la administración.

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