Identificación de los procesos documentales más importantes en una empresa

Identificación de los procesos documentales más importantes en una empresa

La mayoría de las empresas se dedican a almacenar documentos en papel sin pensar en las consecuencias. No es raro que encontremos armarios llenos de documentos de hace años que ni se han llegado a digitalizar y están almacenados ganando polvo. Sin una gestión documental correcta el desorden reinará en la empresa y cuando haga falta localizar algún documento importante se verán en apuros.

Ayuntamientos como el de Málaga van a empezar a hacer uso de la gestión documental. Debido a la rapidez con la cual las nuevas tecnologías han ido avanzando es necesario que lugares como ayuntamientos donde se emplean documentos constantemente tengan toda la información digitalizada correctamente.

Las empresas deben digitalizar las facturas de los proveedores. Hay gran variedad de facturas pero podemos dividirlas principalmente entre las que se asocian a un pedido y las que no. Cuando ya se ha aprobado la factura y se encuentra dentro del sistema contable es el momento de digitalizarla. Al digitalizar la factura mediante el software correspondiente se le asigna un código para evitar que se acabe perdiendo. Gracias a acciones como estas podremos evitar que nos multen por algún retraso en pagos de facturas ya que siempre estarán controladas.

Las facturas de los clientes también forman parte de los procesos documentales de las empresas. Cabe la posibilidad de enviar las facturas a clientes únicamente mediante formato electrónico y de esa forma van a haber grandes ahorros en material de papelería y correo postal. Las empresas van a comprobar una disminución en los fallos a la hora de hacer cálculos numéricos que solía pasar con demasiada frecuencia. Las ventajas de la era digital son muchas y los clientes podrán descargarse las facturas y tenerlo todo bajo control.

Si las empresas tuvieran un sistema informático para poder gestionar los pedidos de los clientes se ahorrarían más de un quebradero de cabeza. A través de estas aplicaciones pueden llevar un control del stock de los productos y crear un catálogo para que cualquier persona que navegue por Internet pueda acceder a todo lo que hay disponible para su compra.

Tener un archivo digital es algo de lo que cualquier empresa debería disponer hoy en día. Si este es lo suficientemente seguro solo podrá tener acceso a él quienes nosotros queramos y tendremos todos los documentos a buen recaudo. Simplemente con un click podremos acceder a lo que necesitemos en cualquier momento.

 

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