Indexación documental, ¿qué errores debemos evitar?

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Indexación documental, ¿qué errores debemos evitar?

La indexación documental es una parte muy importante de la digitalización documental ya que es el momento en que se nombra la información, lo que posteriormente permite clasificarla y encontrarla fácilmente. Por tanto es un momento delicada que se debe dejar en manos profesionales. 

La indexación documental es prácticamente el momento más relevante del proceso de digitalización documental ya que es el momento en que se da nombre al archivo digitalizado para archivarlo y poder encontrarlo cuando sea necesario. 

La indexación documental requiere planificar todo el proceso, conocer el documento que se digitaliza e indexa y saber cómo se va a referenciar. Si no es así se cometen varios errores: 

  1. Selección de documentos. Incluso antes de la indexación documental se debe realizar este paso. Se trata de seleccionar archivos y digitalizar sólo aquellos que queremos conservar. Será una ardua tarea pero nos ahorrará tiempo cuando vayamos a indexar ya que posteriormente no tendremos que estar examinando cada archivo, entonces podremos ir al grano. 
  2. No conocer los archivos que indexamos. Más que un error es un asunto que ocurre mucho y conlleva tiempo hasta que la persona que realiza la indexación documentalha conocido el tipo de documento y sabe cómo indexarlo. 
  3. Falta de planificación. Antes de comenzar la indexación documental se debe tener en cuenta cómo se va a hacer, es decir, qué referencias de datos se van a utilizar. Si se trata, por ejemplo de partidas de nacimiento debe quedar claro si va a utilizar la fecha completa, la nomenclatura para esa fecha, etc. Esto se hace para que todos los archivos se indexen igual. 
  4. Falta de tiempo. En la planificación se debe contemplar el tiempo que conllevará la indexación documental de todo el proyecto y también de cada documento individualmente. Además, la falta de tiempo se aplica también a la falta de dedicación a cada archivo. Si uno se indexa mal, posteriormente costará mucho encontrarlo. 
  5. Exceso de datos. Un programa de gestión documental ya facilita mucho la búsqueda de los archivos, por tanto no es necesario introducir muchos datos en el nombre del archivo
  6. Olvidarse del usuario. Las técnicas de indexación documental tienen sus normativas pero es importante tener en cuenta quién será el usuario que va a bucear en el archivo para facilitarle la búsqueda con una nomenclatura sencilla y que use normalmente. 
  7. Índice del índice. Aunque parezca un trabalenguas si no se puede evitar que la nomenclatura sea extensa y compleja, se deberá crear un índice donde se explique qué quiere decir cada abreviatura del nombre del archivo. Por ejemplo: ID, indexación documental. 
  8. No realizar pruebas. Realizada una pequeña muestra, se debe hacer una prueba para comprobar que se está realizando correctamente la indexación documental. Se trata de introducir al usuario en la nomenclatura y búsqueda de archivos para saber si será capaz de realizar una búsqueda sencilla y efectiva. 

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