La captura de datos en la digitalización: 10 claves que debes conocer

La captura de datos en la digitalización: 10 claves que debes conocer

La digitalización y la captura de datos son dos de los procesos más necesarios para acumular información y poder organizarla de acuerdo a los intereses de nuestra organización o empresa, y si bien estos dos procesos no siempre se dan al mismo tiempo a veces sí lo hacen y es en estas ocasiones en las que queremos centrarnos.

La captura y la digitalización de datos pueden hacerse con varios instrumentos y técnicas diferentes de digitalización, reconocimiento y procesamiento pero, en este artículo, queremos centrarnos en daros las 10 claves más interesantes que tener en cuenta a la hora de digitalizar documentos y capturar sus datos.

Las 10 claves principales de la captura de datos en la digitalización

1. Podemos detectar lo que no vimos: Cuando optamos por la digitalización y la captura de datos podemos conseguir, al digitalizar los diferentes documentos y capturar los datos más relevantes, ver elementos o cosas que se nos hayan pasado desapercibidos por no tener todos los documentos juntos.

2. Enriquecemos las bases de datos: La digitalización de los documentos permite mejorar los datos que tenemos en nuestra base de datos. No es lo mismo tener dos documentos en un archivo que tenerlos digitalizados pues podemos mejorar nuestras bases de datos y navegar por ellos.

3. Permiten comparar: Justamente, al poder navegar por todos los datos de los documentos que hemos digitalizado, podemos comparar mejor las diferentes informaciones que consideramos relevantes, como pueden ser porcentajes o términos que se repiten.

4. Permiten almacenar mejor: Al capturar los datos y digitalizarlos tenemos toda esa información mucho mejor almacenada, protegida y estructurada que si estuviesen en diferentes soportes físicos que podrían extraviarse, quemarse o ser dañados de forma más fácil.

5. Permiten compartirlo mejor: Al disponer de toda nuestra información en formato digital y haber capturado todos nuestros datos, podemos compartirlos de forma más fácil en ficheros, emails y de otras formas que no sería posible antes.

6. Permiten relacionarlos : Además, podemos relacionar un dato o un fichero concreto con otro; por ejemplo, unificar informes y fotografías al vincular uno a la otra.

7. Se pueden añadir metadatos: Esta es otra de las ventajas de haber digitalizado los datos que hemos capturado, ya que podemos enriquecer el archivo introduciendo nosotros mismos metadatos que juzguemos relevante tener.

8. Te permite cribar: Un buen fichero de todos los datos bien organizado te puede permitir discernir mejor y más rápido qué información queremos tener y cuál no.

9. No es caro: Éste es un factor que merece la pena ser mencionado y es que la digitalización y la captura de datos es algo realmente barato para la mayoría de las empresas y no supone un gran esfuerzo económico.

10. Cumples mejor la ley: Seguramente ya sepas que el nuevo reglamento de protección de datos está en vigor, por lo que es fundamental digitalizar los datos para así asegurar un mejor cumplimento con la normativa vigente.

 

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