La problemática de la gestión documental en los juzgados de España

La problemática de la gestión documental en los juzgados de España

Los juzgados de España cada vez se encuentran más saturados ante el gran número de documentos que han ido almacenando. Todos recordamos esas escenas vistas en televisión de cajas en el suelo atiborradas de expedientes sin que nadie haga nada por solucionar ese tremendo caos ante el cual nos encontramos.

El hecho de que en la mayoría de los juzgados de España casi todos los documentos estén solo en papel provoca que estén expuestos ante cualquier incidente. Recientemente una plaga de termitas ha invadido un juzgado de Torremolinos y ha provocado el deterioro de un gran número de documentos y archivos. Había algunos documentos que estaban digitalizados pero existían otros, la gran mayoría archivos originales, que solo estaban en papel. Esto es solo un caso de los muchos que pueden llegar a suceder si no se procede a la digitalización documental cuanto antes.

En un principio habría que tener en cuenta si muchos de esos documentos que todavía se almacenan siguen teniendo valor o quizás ya sea el momento de destruirlos. La falta de espacio es la que causa ese tremendo caos que sucede en los juzgados y si todos los archivos estuvieran digitalizados se ahorraría tiempo y espacio. Muchas veces nos llegan noticias de pérdidas de expedientes o archivos, cosa totalmente lógica por ese desorden latente en la mayoría de nuestros juzgados de nuestro país y sin que por el momento se haga nada por remediarlo.

Otro problema que sucede es la falta de personal para dedicarse a organizar los documentos. Suelen emplearse becarios o se contrata licenciados a bajo coste. Es difícil encontrar en los juzgados una persona que se dedique exclusivamente a la organización de los archivos y por lo tanto la situación va empeorando cada vez más. A través de la digitalización documental se podrían evitar muchos de estos problemas y se podría establecer un orden. Sería mucho más sencillo acceder a los documentos al poder hacerlo desde nuestro ordenador y por lo tanto no habría problemas de extravíos.

Es también importante que los juzgados se actualicen en cuanto al material informático que emplean y de esta forma poder agilizar todos los trámites y gestiones y poder acceder de una forma sencilla a los documentos. La digitalización documental va a ahorrar a todos tiempo y espacio y evitará que se siga respirando ese aire rancio en los juzgados de España.

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