La técnica OCR para la digitalización de documentos explicada paso a paso

La técnica OCR para la digitalización de documentos explicada paso a paso

Uno de los pasos más necesario para modernizar una empresa es la digitalización de sus documentos como parte esencial en sus procesos. Hacer esto dará dinamismo en su gestión y le ofrecerá garantías de seguridad procedimental.

El OCR (Optical Character Recognition) es una tecnología que permite reconocer caracteres de un documento escaneado permitiendo crear un archivo informático editable. Se usa sobre todo para la digitalización de documentación ya existente en papel. Es una fase necesaria si se quiere optimizar la gestión documental de una empresa.

El primer paso a realizar es el escaneo del documento. Quizás es la tarea más repetitiva y tediosa pero una vez realizada toda tu documentación podrá ser tratada mediante sistemas informáticos. Directamente se puede escanear en OCR para facilitar el proceso. De esta manera el documento escaneado pasaría directamente al editor de textos.

También se puede escanear y obtener un documento en  PDF que luego se someterá al OCR para poder hacerlo editable. No es lo más deseable puesto que añade un paso al proceso. También dificultaría la creación de bases de datos mediante la recopilación de información mediante formularios.

En la actualidad este sistema se puede realizar hasta en dispositivo móviles por cualquier usuario. Lo cual facilita la tarea bastante aunque el resultado del escaneo puede que no tenga la calidad suficiente. Lo mejor, sobre todo si se está iniciando un proceso de digitalización, es acudir a programas más profesionales.

Evidentemente el escaneo tiene que ser de calidad para que el paso siguiente se realice sin problemas. Gracias a la tecnología los programas que aplican el OCR analizan las imágenes en búsqueda de formas que se reconozcan como letras o símbolos. Se generará un documento de texto editable en el programa que deseemos.

Los programas de edición de documentos pueden ser los que la empresa ya venga usando con lo que esto facilitará bastante el proceso de digitalización documental.

De esta manera el input de datos a nuestro sistema informático será eficiente. Se podrán crear metadatos que podremos usar en nuestro beneficio. Lo importante es que los documentos son un recurso importante por los datos que contienen. Gracias a la técnica OCR los datos pasarán a tener un formato digital que nos permitirá su mejor manipulación.

 Se pueden reconocer palabras en distintos idiomas y todo tipo de letras. Los problemas pueden surgir si el documento esta muy deteriorado o la calidad de la imagen no es buena.

Un programa de edición de documentos

Es el tercer paso, usar un programa de edición de documentos. El objetivo es que el texto en papel se convierta en un texto que podamos manipular. Podremos analizar datos y cruzarlos, localizar palabras claves y crear un sistema de archivo eficiente. La creación de base de datos será casi automática. Y su gestión más fácil.

La técnica OCR forma parte de un sistema de digitalización documental que te ayudará a facilitar los procesos de tu empresa. Instalarlo dentro de la gestión documental es fácil y no requiere grandes cambios. La manera de uso es intuitiva y será fácilmente adaptable a todas las gestiones de tu empresa.

Puedes contar con el asesoramiento de consultorías como Sisdoc, que son especialistas en optimizar la gestión documental en empresas. Contar con su experiencia y profesionalidad garantizará que el proceso sea exitoso. Ellos te asesorarán sobre la técnica OCR de digitalización de documentos que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

Sisdoc cuenta con 25 años de experiencia en digitalización de datos y optimización de gestión documental, y garantiza la satisfacción de sus clientes.

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