Las condiciones medioambientales para una correcta custodia documental

Las condiciones medioambientales para una correcta custodia documental

¿Estás organizando los papeles de tu empresa o los libros de tu biblioteca y presentan un estado de conservación muy desfavorable? Te mostramos las condiciones ambientales que deben tener tus archivos para poder realizar una eficiente custodia documental en Valencia.

Si como empresa o particular queremos saber cómo custodiar nuestros tesoros documentales en Valencia, debemos saber que existen tres factores que serán especialmente perjudiciales a la hora de guardar la integridad de nuestros archivos: la luz, la temperatura y la humedad. A estos se sumarán otros elementos como los microorganismos nocivos y la dejadez humana (grapas, clavos, chinchetas o clips).

La custodia documental en Valencia resulta cada vez más sencilla de realizar gracias a la aparición de empresas que se encargan de velar por el patrimonio material y documental de nuestro negocio, procediendo a la digitalización de todo tipo de archivos. De este modo, nos garantizaremos la perdurabilidad de los mismos y su óptimo estado de conservación.

Comenzaremos hablando de la temperatura y la humedad, un aspecto que no podemos descuidar en nuestro trabajo de custodia documental en Valencia. Para los documentos impresos en papel se recomienda una humedad entre el 45% y el 50% y una temperatura entre los 16ºC y los 21ºC. En el caso de los soportes electrónicos (CD y DVD) lo ideal es una humedad del 50% de máxima y una temperatura de 21ºC. Las impresiones en plata gelatina, placas de vidrio y película en blanco y negro deberán conservarse entre 18ºC y 20ºC y bajo una humedad entre el 30% y el 50%.

La clave a la hora de realizar una custodia documental en Valencia de forma efectiva será aislar el calor y la humedad mediante la impermeabilización de los techos y las paredes internas de los archivos mediante dos capas de pintura plástica de color blanco. De igual modo, las puertas de acceso deberán estar elaboradas con materiales no inflamables y contarán con sistemas de seguridad óptimos. Es importante utilizar archivadores para guardar los documentos y contenedores apropiados para los soportes electrónicos, pero nunca emplear cordeles para amarrar  los expedientes.

La humedad se puede combatir mediante el uso de condensadores o de geles de sílice. Otras herramientas prácticas podrían ser los nebulizadores (expulsan vapor de agua cada cierto tiempo) o los atomizadores (lanzan pequeñas gotas de agua caliente), aunque no existe una solución universal para garantizar una eficiente custodia documental en Valencia.

¿Y en el caso de la luz? No debemos descuidar en la custodia documental en Valencia suprimir cualquier tipo de iluminación directa y prolongada, especialmente luz solar, ya que tanto el calor como la luz dañarán a nuestros documentos. ¡Es recomendable no fotocopiar constantemente los archivos! ¿Dónde deben colocarse? En estanterías de metal separadas del suelo unos 15 centímetros y distanciadas de las paredes al menos 7’5 centímetros, consiguiendo que el aire fluya. Así mismo, deberán ser almacenados de forma vertical, pero nunca inclinados hacia un lado, ya que se favorecería a su deformación. Tampoco podrán estar apretados en un mismo estante para prevenir su ruptura. Las fotografías deberán almacenarse de forma individual en un estuche, realizándose su limpieza o reparación mediante un conservador fotográfico.

Una buena custodia documental en Valencia pasa por supervisar la limpieza del lugar donde se almacenan los archivos, identificando así problemas como moho, óxido o insectos. No obstante, antes de volver a depositar los documentos en su estante correspondiente será importante secar correctamente el espacio expositivo.

El lugar donde se custodian nuestros documentos en Valencia deberá estar caracterizado por ser un ambiente limpio, seco y bien ventilado, con una temperatura inferior a 20ºC y una humedad que no sobrepase el 50%. Si alguna vez se produjese una inundación en el lugar donde se encuentran almacenados los archivos será recomendable plastificarlos y trasladarlos hasta un lugar seco y bien ventilado. Si los daños fuesen inevitables, podríamos proceder a la técnica de la congelación documental. Otra de las prácticas más comunes de los últimos años es la instalación de deshumidificadores que consigan aislar a la sala de gases tóxicos.

El emplazamiento del edificio en Valencia y la orientación solar del mismo influirán en la custodia documental. Podemos emplear calefactores o aires acondicionados, pero éstos supondrán un gran gasto económico. Y es que muchas veces cometemos el error de apagarlos una vez acaba la jornada laboral, generando graves consecuencias químicas sobre la integridad de los archivos. Ponernos en manos de profesionales de la custodia documental siempre será la mejor opción.

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