¿Por qué es tan importante la correcta custodia de archivos?

¿Por qué es tan importante la correcta custodia de archivos?

Cualquier empresa e institución almacena miles de datos e ingentes cantidades de información considerada sensible: facturas, contratos, relaciones de clientes con datos personales, etc. Esos documentos deben estar no solo correctamente organizados y gestionados, sino también protegidos. De hecho, la custodia de archivos está regulada por la ley y su incumplimiento, penalizado.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la Ley Orgánica de Protección de Datos y de Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) y el Reglamento Europeo de Protección de Datos regulan todo lo relacionado con la custodia de archivos.

Entre otros aspectos, contemplan sanciones para aquellos que no protejan los datos que almacenan con medidas técnicas y organizativas adecuadas. Y eso incluye información en cualquier tipo de soporte, físico o digital. La custodia de archivos, por lo tanto, es una cuestión a la que cualquier entidad debe prestar la suficiente atención.

Y no solo la custodia de archivos, también regulan su destrucción y plantean toda una serie de requisitos imprescindibles que se deben cumplir en la gestión de la documentación durante todo el periodo de vida útil.

La custodia documental más allá de la normativa

Respetar la normativa en lo que a custodia de archivos se refiere es fundamental. Pero independientemente del cumplimiento estricto de la ley para evitar sanciones, una adecuada custodia de la información almacenada va a tener toda una serie de beneficios añadidos:

Seguridad: evitar en todo lo posible la pérdida de información y la sustracción de datos son dos cuestiones esenciales para cualquier empresa. Una correcta custodia de archivos minimiza el riesgo. Es más, la normativa obliga a disponer de un delegado de protección de datos y el incumplimiento de esta obligación es considerado como falta grave.

Confianza: en el caso de empresas, poder garantizar a los clientes y proveedores una correcta custodia de archivos trasmite responsabilidad, y esta genera mayor tranquilidad. Este aspecto es especialmente importante cuando lo que se protege son datos tan sensibles como los relacionados con la salud o transacciones comerciales.

Organización: una custodia de archivos eficiente, además de proteger, es capaz de organizar los datos almacenados de manera que sean fácilmente localizables cuando se necesiten. Esto, en el caso de las empresas, se traduce en una mejor gestión y agilidad administrativa.

Productividad: un acceso más rápido a la documentación ahorra, evidentemente, tiempos de búsqueda. Esta cuestión es interesante, ya que tiene un reflejo económico. Si se pierde menos tiempo en la búsqueda y gestión de archivos, ese tiempo se puede dedicar a otras tareas relacionadas con la empresa. De esta manera, el resultado de una adecuada custodia de archivos es un ahorro de costes, así como un aumento de la productividad y, por tanto, de los beneficios.

¿Contratar a una empresa externa para la custodia de documentos?

Cumplir con los requerimientos que manda la ley respecto a la custodia documental no siempre es sencillo. Se necesita personal cualificado herramientas informáticas seguras y, en muchas ocasiones, también instalaciones físicas adecuadas, con sistemas de protección frente a posibles siniestros.

Una empresa externa que se encargue de la custodia de archivos garantizará el cumplimiento de la ley en lo que a conservación, protección y destrucción de documentos se refiere. Se almacenarán en un espacio seguro, físico o no; el acceso estará garantizado, pero con unos estrictos protocolos para garantizar que no se trata de un intento de uso fraudulento; y llegado el momento eliminará la información de acuerdo con lo establecido por la ley.

No es la única ventaja de confiar la custodia de archivos a una empresa externa. Además de ello, esta puede ofrecer servicios adicionales tan necesarios en un entorno como el actual como es la digitalización de documentos. Esta herramienta es la solución más eficaz para evitar problemas de almacenamiento de la información y reducir los costes derivados de él. Sisdoc te ofrece estos y otros servicios para mejorar la gestión de tu empresa.

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