¿Por qué necesita tu empresa una gestoría documental?

¿Por qué necesita tu empresa una gestoría documental?

¿Sientes que los documentos que están dentro de la empresa están a punto de  tapiarte? Si respondiste afirmativamente entonces necesitas una gestoría documental urgentemente. La gestoría documental es necesaria para clasificar qué documentos es necesario conservar y cuáles eliminar.

Comprendemos totalmente la necesidad de contar con un proceso de este tipo. Es por eso que hemos creado este artículo sobre este tipo de gestoría.  Con él tendrás la oportunidad de elegir qué tipo de proceso documental necesitas en tu empresa. ¿Quieres saber más? ¡No dudes en seguir leyendo!

Las soluciones profesionales necesarias en una empresa

1. Gestión documental: Se denomina al proceso final luego que se ha atravesado todo el proceso de gestoría. Se realiza el proceso por consultoría, digitalización y custodia de todos los documentos existentes en la empresa.

Es el resultado de varios procesos clave, porque se realizan procesos organizativos que se aplican en la consultoría previa.  Se llevan a digital los innumerables documentos que se puedan tener en la empresa reduciendo significativamente la cantidad de papeles archivados.

Se lleva la empresa a la actualidad con la tecnología vigente en el mercado, por medio de los gestores que hay disponibles en el mercado. Pueden hacerse soportes de la documentación para solicitarla cuando sea necesario.

2. Digitalización: Es uno de los procesos importantes dentro de la gestoría documental, porque se llevan a digital los muchos papeles que pueda tener archivados una empresa. Cuando se realiza el proceso se lleva a aplicaciones propias la información procesada.

Dentro de las razones por la que es primordial llevar la documentación a lo digital está el hecho de conseguir una mejor organización de la información, agilizar cualquier consulta que se requiera en un futuro y de forma inmediata. Además, la digitalización le da mayor seguridad a los datos y cumple con la normativa actual eliminando la posibilidad de perder documentos.

3. Captura de datos: Es importante capturar y procesar la información dentro de una empresa. Cuando se digitaliza la información se puede capturar de forma fácil el contenido facilitando el análisis y la integración de programas de gestión documental. Cuando se hace un trabajo de calidad se puede capturar información vital tomada de la digitalización de documentos en papel.

Una de las razones por la que se capturan los datos es porque se puede detectar información de manera precisa, permitiendo hacer análisis detallados a los datos; permite que se puede discriminar la información y darle relevancia a la que realmente requiere, se pueden añadir metadatos a los procesos importantes y da estadísticas que son fiables.

4. Custodia:Los documentos de la empresa son importantes, por eso es necesario que exista una custodia que ofrezca a la empresa contenedores, furgonetas, precintos de seguridad y recogidas con un seguimiento de la ruta. Preferiblemente todo con un proceso donde se lleve autorizado con firma digital la garantía jurídica del procedimiento.

¿Aún necesitas más razones para emprender la digitalización documental de tu empresa? ¡No te quedes atrás y actualízate! ¡Sólo puedes ganar!

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