Trabajo colaborativo: cómo puede ayudar la gestión documental

Trabajo colaborativo: cómo puede ayudar la gestión documental

La conversión a digital de todos los documentos de tu empresa, la adaptación de tu negocio a las tecnologías existentes… todo esto forma parte de la gestión documental. Un proceso que te permitirá conservar y proteger datos de valor, pero también que cambiará la manera de trabajar de tus empleados.

¿Qué es el trabajo colaborativo?

El trabajo colaborativo lo llevan a cabo un grupo de personas dentro de la empresa que se encargan de compartir sus ideas y conocimientos con el objetivo de llegar a una meta determinada. Cada vez, se demanda más que los futuros trabajadores sean capaces de trabajar en equipo dada las ventajas que esto tiene. ¿Lo mejor? La gestión documental les puede facilitar tanto la comunicación como el acceso a la información.

Dentro del trabajo colaborativo es fundamental que la comunicación sea fluida y estable. Pero, no solo eso. Poder compartir información, trabajar sobre un mismo documento, entre otras tareas, es indispensable para que todo se lleve a cabo según lo previsto. Veamos cómo ayuda la gestión documental.

Ventajas de la gestión documental para el trabajo colaborativo

La gestión documental tiene varias ventajas para el trabajo colaborativo. Uno de los más importantes es que permite que los grupos de trabajo de tu empresa sean más eficaces y productivos. Así, si en tu negocio ya cuentas con un software de gestión documental tus empleados podrán buscar documentos o recuperar datos con una mayor rapidez que si estos estuviesen en formato físico.

Una segunda ventaja de la gestión documental para el trabajo colaborativo es que permite que las personas autorizadas puedan acceder con unas claves a una plataforma común desde la cual trabajar. Esto ahorra tiempo, ya que podrán hacerlo varias personas a la vez sin que el servidor se caiga.

Otra ventaja de la gestión documental para el trabajo colaborativo es que todos los miembros del grupo de trabajo podrán consultar con rapidez toda la información que les hace falta en un momento determinado. Asimismo, en el caso de que quieran introducir algún dato que no estaba o subir un nuevo documento, el proceso será rápido y eficaz para, así, que todo sea más ágil.

Finalmente, la gestión documental no solo permite que un grupo de trabajo dentro de tu empresa trabaje mucho mejor, sino que este se pueda comunicar con otros departamentos. En ocasiones, se necesitan solicitar datos a otras secciones de la empresa. Esto se podrá hacer con gran eficacia para no perder el tiempo.

La gestión documental reduce los gastos

Es cierto que introducir la gestión documental en tu empresa supondrá una inversión importante de dinero. No obstante, si para ti es fundamental el trabajo colaborativo y que estos grupos de personas sean muchos más eficaces en el momento de desarrollar su trabajo, la gestión documental conllevará un cambio favorable para tu negocio.

Además, imagina el espacio físico en tu empresa que te vas a ahorrar gracias a la gestión documental. Conservar los documentos o ciertos archivos en papel podría hacer que te planteases alquilar otra oficina que tuviese un espacio adicional. Al contar con la gestión documental, ahorrarás espacio y reducirás tus gastos.

¿Conocías estas ventajas que la gestión documental tiene para el trabajo colaborativo? Si así es como quieres que tu empresa funcione, con grupos de trabajo que sean eficaces y lo más productivos posibles, necesitas la gestión documental. En Sisdoc nos encargamos de realizar una consultoría para proceder con la digitalización de documentos de tu empresa y su custodia.

No solo conseguirás mantener a buen recaudo todos los datos importantes de tu empresa, sino que notarás un crecimiento progresivo que se irá incrementando gracias a la gestión documental. Esto ya se ha convertido en un factor competitivo para las empresas. ¿A qué esperas para hacer este cambio en la tuya?

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