Ventajas de la digitalización para las empresas que debes conocer

Ventajas de la digitalización para las empresas que debes conocer

Aunque cada vez sean más las empresas que apuesten por este nuevo fenómeno, todavía son muchas las que se niegan a dar un paso al frente y arriesgar en pro de la digitalización de su documentación. Esta operación les permitirá economizar gastos y alcanzar una mayor rentabilidad y productividad a corto plazo.

Como bien sabemos, la digitalización documental consiste en hacer una representación digital de los mapas de bits de un documento en papel, almacenándolos en una base de datos. Aunque resulta una operación pesada, pronto percibiremos grandes beneficios que nos permitirán diferenciarnos con respecto a la competencia. El Informe de Accenture Strategy asegura que el 82% de los directivos encuestados considera que sus negocios quedarán digitalizados en un plazo de tres años, debiendo trabajar activamente por mejorar la formación de sus trabajadores en materia digital, logrando así una mayor productividad. Los empleados lo tienen claro, pero algunos directivos todavía siguen poniendo barreras a la posibilidad de evolucionar hacia el campo de las nuevas tecnologías. Para conseguir esta evolución, las empresas deberán crear un catálogo de habilidades digitales necesarias a desarrollar en su día a día.

Aunque las nuevas tecnologías han facilitado las tareas de las empresas, todavía cuesta encontrar trabajadores con mentalidad analítica y capacidad de síntesis que estén realmente concienciados sobre la importancia de la digitalización documental. A pesar del miedo de los trabajadores ante cualquier tipo de innovación tecnológica, por temor a ser reemplazados, es cierto que la digitalización aportará grandes ventajas a la hora de gestionar nuestro negocio:

  1. Disminución de los costes de almacenamiento físico de la documentación y disminución del uso de papel e impresiones: Estos documentos están incluidos dentro del sistema de gestión documental de la empresa, instalados en un disco duro. Si nuestras empresas apostasen por la digitalización lograrían ahorrar en torno a un 20% en sus balances anuales. No podemos olvidar que este innovador proceso también supone un gran beneficio medioambiental.
  2. Mejor conservación: La preservación de los documentos a largo plazo está garantizada mediante la elaboración de copias de seguridad.
  3. Descentralización de la información: Se garantizará una mayor productividad y un acceso rápido y seguro a la misma.
  4. Inversión a mediolargo plazo: A pesar del gran esfuerzo financiero que supone y de la formación digital de la plantilla que se requiere, nuestra empresa logrará mejorar su posicionamiento en el mercado y abrirse a nuevas alternativas de negocio.
  5. Mejores servicios: La comunicación con los clientes mejorará notoriamente, ya que la capacidad de ofrecer disponibilidad las 24 horas (web, blogs, redes sociales, etc.) del día garantizará la confianza y la fidelidad entre la clientela.
  6. Mejor acceso: Los documentos digitalizados pueden ser vistos por un mayor número de personas y con menor esfuerzo, perfeccionando la calidad informativa (mejor tamaño, nitidez y color). La digitalización permitirá a los usuarios realizar una búsqueda más precisa a la hora de encontrar con mayor rapidez ciertos documentos. De igual modo, dichos documentos podrán ser compartidos de forma simultánea a través de diferentes plataformas digitales.
  7. Agilización de procesos: La digitalización documental permitirá a las empresas ahorrar tiempo en tareas administrativas y financieras, como la emisión de facturas.

El futuro pasa porque las empresas cambien su cultura y los trabajadores rompan una lanza a favor de la digitalización. Y es que gracias a ella se abrirán nuevas oportunidades profesionales. La digitalización de nuestra empresa es una operación del presente que nos permitirá mejorar nuestro futuro. Por ello lo ideal será ponernos en manos de los mejores profesionales.

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