10 razones por las que externalizar la gestión documental

10 razones por las que externalizar la gestión documental

Si eres el dueño de una empresa no solo debes obsesionarte por obtener los resultados finales a nivel económico o de los beneficios que obtengas en tu trabajo, debes también prestar atención a otras parcelas de tu negocio que te pueden ayudar mucho a mejorar la organización de este. Una de ellas es la importancia que recae sobre la gestión documental de tu empresa.

¿Tienes el tiempo o los conocimientos necesarios para enfrentarte a los trámites de gestión documental o es mejor que contactes con un experto externo que gestione la digitalización de la documentación por ti? En este artículo de SISDOC Gestión Documental analizaremos las 10 razones por las que debes externalizar la gestión documental de tu empresa. ¿Preparados? ¡Aquí van los motivos!

1.   Fundamental para tu organización interna

El primero de ellos es la importancia que recae en esta función. La gestión documental es un apartado fundamental en el desarrollo de una empresa. Es por ello por lo que digitalizar todos los documentos te ayudará a mejorar tu organización y el trabajo de tus empleados.

2.   Prioriza esta operación

También debes contactar con un agente externo que se encargue de la gestión documental si entre tus prioridades no está esta. La falta de tiempo o incluso de conocimiento son algunas de las razones por las que debes ceder esta gestión un profesional del campo.

3.   Reduce el riesgo

Otra de las razones es que, al contactar con un experto externo, el riesgo que correrás será siempre mucho menor que si lo gestiona una persona sin experiencia previa en el campo de la digitalización de documentos. La persona encargada de SISDOC domina el tema de la gestión de contenidos a la perfección, por lo que el riesgo al que te verás enfrentado será mínimo.

4.   Optimiza el tiempo

Y no solo ganarás tranquilidad, sino que externalizando la gestión documental ganarás tiempo que invertirás en otras funciones también importantes. Tus documentos importantes de la empresa estarán a salvo y al acceso de todos y mientras tu habrás adelantado otras tareas.

5.   Cadena de custodia segura

Además, la cadena de custodia en una externalización de gestión documental es fundamental, ya que los documentos volverán a archivarse en su lugar de origen nada más acabe el proceso de digitalización. No correrán ningún riesgo innecesario moviéndose de mano en mano, sino que un profesional externo se encargará de ello.

6.   Trabaja con las mejores herramientas

El proceso de transformación documental mediante un agente externo de SISDOC beneficiará a tu empresa ya que trabajará con las mejores herramientas para llevar a cabo el proceso. Contar con los mejores tiene como ventaja que las soluciones aportadas serán también las mejores. Así obtendrás la gestión documental de forma eficiente.

7.   Estudio minucioso de tu empresa

Otra de las razones por las que debes externalizar la gestión documental es que SISDOC se encargará de realizar un estudio y una valoración previa de tu empresa antes de ponerse manos a la obra. Eso permitirá analizar tu situación actual y saber como trabajar mejor. 

8.   Plan personalizado

Pero la función de SISDCO no acabará ahí. Una vez haya analizado el perfil de tu empresa, será el momento de trabajar. Pero para ello, habrá planificado varias opciones antes de ponerse a ello y entre varias opciones de mejoras en la gestión documental se habrá decantado por la óptima.

9.   Mejora el rendimiento de los empleados

Una información digitalizada que será de gran ayuda para todos tus trabajadores. Esta razón debe ser definitiva para que te dedicas por externalizar la gestión documental. Y es que si quieres que tus empleados trabajen de forma eficiente deben tener a su acceso todo tipo de información útil de la empresa. Y nada mejor que digitalizarla con SISDOC.

10.               Ahorra en la gestión

Y, por último, otra de las razones es que al realizar todas estas operaciones de gestión documental de forma externa podrás ahorrar dinero, ya que solo tendrás que pagar por los documentos que te digitalicen, no por nada más. ¿No es perfecto solo pagar por los archivos que te hayan procesado?

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