El ahorro de costes en la externalización de la gestión documental

El ahorro de costes en la externalización de la gestión documental

La crisis económica y el cambio de legislación han empujado a muchas empresas a la externalización de la gestión documental con el objetivo de cumplir la ley a la par que aumentar la productividad. Estas son algunas claves que merece la pena destacar.

Está comprobado. La externalización de la gestión documental, o lo que es lo mismo, la de los archivos y procesos documentales ha permitido a muchas empresas públicas y privadas la rebaja de los costes de hasta un 50%. Esto ha favorecido, en plena crisis económico, la supervivencia de muchas empresas.

Y es que, con el transcurrir de los años y pese a la cada vez mayor presencia del entorno digital y las nuevas tecnologías de la información, tanto empresas como organismos públicos han aumentado también el número de documentos en papel. Los actuales cambios en la legislación que han obligado a las empresas a guardar estos documentos un mayor tiempo o, bien, el aumento en los servicios contratados y externalizados a empujado, a su vez, a externalizar la gestión documental de empresas públicas y privadas.

Pese a lo que podía parecer, la externalización de la gestión documental ha supuesto un ahorro de hasta un 50%. Las empresas han podido dedicarle un mayor tiempo a la productividad y a la operatividad en otros sectores directamente más rentables, trasladando esta gestión y custodia a empresas especializadas. Empresas, a su vez, que disponen de un conocimiento actual en cuanto a manipulación, guardia, distribución y gestión de esta información cumpliendo los preceptos legales necesarios en cuanto al derecho a la información y la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Y no solo eso. La externalización de la gestión documental por parte tanto de empresas públicas como privadas, ha supuesto un ahorro de costes en cuanto a los espacios dedicados a esta información, pudiendo desarrollar su trabajo en instalaciones menos amplias con el consecuente ahorro o dejar de pagar alquileres para la custodia de esa documentación.

Empresas como Sistemas Documentales permiten no solo una correcta custodia y almacenamiento de la documentación de las empresas, sino también unas condiciones óptimas para ello, con los mecanismos necesarios para evitar el riesgo por deterioro o su destrucción por incendios o inundaciones.

Independientemente de esto, la Ley de Protección de Datos obliga también a la contratación de servicios de destrucción confidencial de documentos para asegurar que no se trafica con datos personales, por lo que las empresas tienen que externalizar este proceso.