La documentación empresarial puede ser muy variada y no toda es igual de importante para la empresa, pero muchísimos datos y ficheros que manejamos sí lo son y, además, muchos otros están protegidos por la ley de protección de datos, por lo que asegurar su custodia y garantizar la seguridad es una obligación para la empresa.
Debemos prestar atención a la hora de organizar y clasificar la documentación en una empresa, ya sea para facilitar el acceso a la misma como para proteger su contenido. En la documentación clínica estas reglas de oro se vuelven especialmente interesantes debido a la naturaleza de la misma y debemos hacer cumplir estos requisitos.
La mayoría de las empresas se dedican a almacenar documentos en papel sin pensar en las consecuencias. No es raro que encontremos armarios llenos de documentos de hace años que ni se han llegado a digitalizar y están almacenados ganando polvo. Sin una gestión documental correcta el desorden reinará en la empresa y cuando haga falta localizar algún documento importante se verán en apuros.
Muchos de nosotros tenemos documentos que guardamos por su gran importancia y valía y necesitamos que estén bien a salvo. La mayoría de estos los tenemos en papel pensando que van a ser eternos y no nos damos cuenta que quizás nos convendría hacer una digitalización documental, evitando de esta forma deterioros o posibles pérdidas.
El segundo eslabón en la cadena de la digitalización documental es la captura de datos. Es necesario aportar horas de esfuerzo humano para conseguir identificar y extraer, exclusivamente, aquellos elementos que pudiesen ser interesantes para futuros usos de la empresa.
¿Estás organizando los papeles de tu empresa o los libros de tu biblioteca y presentan un estado de conservación muy desfavorable? Te mostramos las condiciones ambientales que deben tener tus archivos para poder realizar una eficiente custodia documental en Valencia.
