Los documentos son activos en cualquier organización y documentan las actividades realizadas dejando constancia de éstas y sirviendo como evidencia de ellas.
La base de cualquier proyecto de gestión documental comienza por una revisión profunda de los procesos documentales, entre otros:
- Análisis de la documentación manejada en las diferentes áreas, departamentos y personal.
- Identificación de documentos, expedientes, flujos, etc. por proceso.
- Identificación de herramientas que intervienen en cada proceso y los canales de entrada y salida.
- Jerarquía de actividades por clases y grupos según funciones, actividades y operaciones.
- Calendarios de conservación y expurgo de documentos.
- Catálogo de categorías documentales.
- Esquemas de metadatos.
- Derechos y restricciones de acceso con relación a los documentos.
- Políticas de gestión documental, si es el caso.
- Procedimientos y definición de los procesos de trabajo.
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Los beneficios de la consultoría son notables:
- Disponer de una visión completa de toda la documentación manejada y de su operativa documental.
- Facilita la implantación de soluciones de gestión documental con retornos de inversión claramente definidos.
- Mayor productividad generando eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos
- Reducción de costes en custodia y digitalización de documentos que han cumplido su valor legal.
La consultoría documental es la base de cualquier proyecto de gestión documental de empresa. Genere la confianza que su proyecto merece con soluciones profesionales.