Digitalización

Digitalizamos papel, microfilm, placas radiográficas y diapositivas

La Digitalización es una fase esencial en los proyectos de Gestión Documental.

Estamos especializados en la digitalización masiva de documentos como documentos clínicos, administrativos y contables organizando las imágenes obtenidas a los gestores de contenidos del mercado a través de aplicaciones propias y la captura de los metadatos.

Razones para digitalizar su documentación:

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6 razones importantes para digitalizar su documentación:

Organizar el fondo documental.

► Agilizar las consultas.

► Proporcionar accesos simultáneos.

► Mejorar la seguridad de los datos.

► Cumplir con la normativa vigente.

► Eliminar las pérdidas de documentos.

Digitalización del papel

DIGITALIZACIÓN DEL PAPEL

La pandemia ha modificado nuestros hábitos profesionales: reuniones virtuales, los pedidos en Internet han aumentado, conexiones en remoto para acceso a documentos, entre otros, que en definitiva han constatado la necesidad de la digitalización en las empresas.

Y como tal, la digitalización de documentos importantes como facturas, albaranes, actas, expedientes, proyectos u otros, se plantea como necesario en estos momentos de cambio.

La digitalización se puede externalizar encargándonos de la logística completa de envíos de cajas y recogidas en toda España. También se puede llevar a cabo en su empresa y aportamos la tecnología y personal necesarios.

Además, si Vd. está en alguno de estos supuestos, es el momento oportuno para empezar o continuar con la transformación digital de su empresa:

  • Un cambio de oficina a una nueva ubicación.
  • El archivo de documentos es muy pasivo.
  • El espacio útil de oficina es cada vez menor.
  • El personal interno o externo a la empresa no tiene acceso a documentos importantes.
  • Cada departamento guarda sus documentos y no se controlan las versiones.
  • La seguridad a los documentos y quién accede a ellos no se puede garantizar.
  • Las consultas a documentos son lentas y repetitivas.

…. etc.

La digitalización con respecto a la conservación del papel puede ser:

  • Digitalización certificada. Se digitalizan los documentos con un software homologado por la Agencia Tributaria. Permite eliminar el papel de facturas.
  • Digitalización standard. Igual que el anterior, sin utilizar el software homologado y añadiendo una firma digital y sello de tiempo de una Autoridad. Hay que conservar el papel durante un tiempo en función de la tipología de los documentos. Ver custodia de documentos.

Si uno de estos supuestos u otros similares es su caso particular, tenemos soluciones razonables e integrales para sus documentos y la gestión de éstos. Ver gestión documental.

Llevamos más de 30 años en la gestión documental y seguimos transformando la información en conocimiento.

Entidad asociada a Instituto Tecnológico de Informática (ITI)

Digitalización de microfilm

La digitalización del microfilm convierte las imágenes en soporte película en formatos digitales. Mejora la consulta y facilitan el acceso a los archivos históricos que de otra forma no podrían consultarse por la falta de equipamiento ya obsoleto.

Para evitar el deterioro de copias maestras y facilitar la distribución del microfilm, convertimos estos soportes a formato digital en películas de 16 y 35 mm. codificados con blip o sin blip, microfichas de 105 mm., tarjetas de apertura, jackets de diferentes canales, entre otros, conforman grandes cantidades de información almacenadas en microfilm.

Actualmente hospitales, empresas de ingeniería y bibliotecas principalmente son los que poseen aún grandes archivos históricos en microfilm que deben salvaguardarse en cierto grado y facilitar el acceso a los contenidos a investigadores y ciudadanos en general, en soporte digital.

Introducción y captura de datos

Back office es el trabajo que no se ve directamente y que comprende tareas administrativas, seguimiento de facturas, albaranes, pedidos, recursos humanos, gestión de personal, impagos, gestión de campañas de marketing a clientes, entre otros.

Para que la empresa ponga el foco en lo importante del negocio, la externalización de servicios relacionados con el back office como la digitalización, entrada y captura de datos, contabilización, adaptación a ERPs o gestores documentales, etc., es vital.

No hace falta que nos envíe el papel. Si recibimos directamente las imágenes de los documentos escaneados en formatos .pdf, tiff, jpeg, .png, etc. podemos capturar todos los metadatos posibles directamente, evitando así la entrada masiva de datos por personal y muy usual en el caso de facturas de proveedores, albaranes, pedidos y recursos humanos, entre otros.

En nuestro buzón virtual se pueden depositar -ya escaneados- documentos como facturas, albaranes, pedidos, escritos, plantillas, encuestas, etc. a los que capturamos los datos necesarios y los entregamos firmados y sellados electrónicamente y con sus datos contables adaptados a su programa de gestión, ERP o gestor documental.

Mediante técnicas de OCR, ICR, video, software de captura inteligente y clasificación, capturamos y validamos los datos necesarios e importantes de cualquier documento en papel o en formato digital, .pdf, .tiff, .jpeg, .xml, .txt, .avi, etc.

Este proceso de captura de datos hace más eficiente el análisis de datos críticos del negocio, aportando valor, mejorando la productividad del personal y con una mejora sustancial en la gestión y toma de decisiones posterior.

Transformamos la información en conocimiento

Soluciones Profesionales de:

CONSULTORÍA
DOCUMENTAL

Organizamos los
procesos documentales
importantes de negocio.

GESTIÓN
DOCUMENTAL

Integramos legislación,
normativa, tecnología
y experiencia en la
gestión de contenidos.

CAPTURA DE DATOS

Identificamos, extraemos
y procesamos datos
específicos de sus documentos.

CUSTODIA

Archivamos y
gestionamos sus
documentos hasta
el fin de su vida útil.

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