Digitalización

Digitalización de documentos

 

Nuestros hábitos profesionales debido en gran parte a la deslocalización del puesto de trabajo y al incremento de tiempos delante de un ordenador, han constatado la necesidad de la digitalización en las empresas en su sentido más amplio.

 

Y como tal, la digitalización de documentos importantes como facturas, albaranes, actas, expedientes, etc. y la custodia y acceso seguro y controlado a los datos, se plantea como necesario en estos momentos de cambio. Leer más.

 

La digitalización de documentos importantes se puede externalizar: desde la logística de recogida de cajas precintada en vehículos exclusivos, hasta el volcado final de datos son procesos controlados de forma segura para garantizar la seguridad y confidencialidad.

Además, si la empresa está en alguno de estos supuestos, es el momento oportuno para empezar o continuar con la transformación digital:

  • Un cambio de oficina a una nueva ubicación.
  • Las consultas a documentos son lentas y repetitivas.
  • El archivo de documentos está en varias ubicaciones diferentes.
  • El espacio útil de oficina es cada vez menor.
  • El personal no tiene acceso fácil a documentos importantes.
  • Cada departamento guarda sus documentos.
  • La seguridad y trazabilidad a los documentos no se puede garantizar.

…. etc.

La digitalización de los documentos puede ser:

  • Digitalización certificada. Se digitalizan los documentos con un software homologado por la Agencia Tributaria.
  • Digitalización standard. Igual que el anterior, sin utilizar el software homologado y añadiendo una firma digital y sello de tiempo de una Autoridad. Ver custodia de documentos.

Si uno de estos supuestos u otros similares es su caso particular, existen soluciones razonables e integrales para sus documentos y la gestión de éstos. Ver gestión documental.

Llevamos más de 30 años en la gestión documental y seguimos transformando la información en conocimiento.

La Digitalización es una fase esencial en los proyectos de Gestión Documental.

Estamos especializados en la digitalización masiva de documentos como documentos clínicos, administrativos y contables organizando las imágenes obtenidas a los gestores de contenidos del mercado a través de aplicaciones propias y la captura de los metadatos.

Razones para digitalizar su documentación:

digitalizacion-seccion

6 razones importantes para digitalizar su documentación:

Organizar el fondo documental.

► Agilizar las consultas.

► Proporcionar accesos simultáneos.

► Mejorar la seguridad de los datos.

► Cumplir con la normativa vigente.

► Eliminar las pérdidas de documentos.

Digitalización del papel

digitalizacion-papelLa digitalización standard de documentos en papel como contratos, escrituras, expedientes, facturas, etc. se lleva a cabo con escáneres industriales de alga gama que proporcionan la mejor imagen de todas las posibles.

Pero no siempre es necesario digitalizar todos los documentos: se pueden digitalizar sólo los que se necesiten en un momento dado, como por periodos fijos, por tipos de documentos, por seguridad, por peticiones cursadas por los usuarios, según el archivo de documentos que se trate. El resto se puede mantener en custodia externa.

Para el caso de los libros, periódicos, protocolos y documentos de fondos históricos con indexaciones manuales, se usan escáneres cenitales que permiten calidades muy altas incluso para documentos en mal estado, como protocolos antiguos, etc. en fondos documentales de archivos históricos y bibliotecas.

Asimismo utilizamos escáneres de gran formato para proyectos técnicos y de ingeniería en general, para la digitalización de formatos A0 o mayores o de tamaño irregular.

Digitalización certificada

Agencia_Tributaria_LogoLa digitalización certificada de documentos en papel como facturas de proveedores, documentos contables y otros importantes, se lleva a cabo con un software homologado por la Agencia Tributaria.

Los documentos digitalizados según el Real Decreto de 24 de octubre de 2007, son presentados en una base de datos documental para garantizar su calidad y seguridad para su presentación ante la Agencia Tributaria.

Este tipo de digitalización certificada se aplica en archivos administrativos principalmente en todo tipo de empresas y permite eliminar las facturas de papel automáticamente, si bien, se puede hacer una custodia externa de las facturas también para cumplir con la normativa mercantil.

Digitalización de microfilm

El microfilm cayó en desuso a partir de la aparición de los soportes digitales como CDs, DVDs, discos duros, etc. Sin embargo, existen ingentes cantidades de microfilms de archivos de todo tipo: históricos, bancarios, hospitalarios, empresa, periódicos, etc.

digitalizacion-microfilmPara facilitar la conversión entre soportes, digitalizamos todo tipo de microfilm: películas de 16 y 35 mm. de archivos clínicos, históricos y de periódicos, principalmente; microficha 105 mm. de archivos bancarios; tarjetas de apertura de empresas de ingeniería y jackets de diferentes canales en Hospitales en general.

La consulta del microfilm se ha de hacer en el mismo lugar en donde esté la película o los lectores.

Con la digitalización se puede acceder a las imágenes desde cualquier sitio, al tiempo que se preservan las películas como copia maestra de seguridad.

Digitalización de placas radiográficas y diapositivas

Digitalizamos todo tipo de placas radiográficas, desde las placas dentales de tamaños pequeños hasta las de 35 x 43.

Utilizamos escáneres especiales para este tipo de soporte con resoluciones ópticas de 600 ppp, con salidas DICOM 3.0 para placas y de 7.200 ppp para diapositivas standard.

Transformamos la información en conocimiento

Soluciones Profesionales de:

CONSULTORÍA
DOCUMENTAL

Organizamos los
procesos documentales
importantes de negocio.

GESTIÓN
DOCUMENTAL

Integramos legislación,
normativa, tecnología
y experiencia en la
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y procesamos datos
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gestionamos sus
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