Digitalización

La digitalización certificada de facturas, contratos, expedientes y documentos importantes en papel es necesaria para agilizar las búsquedas, eliminar pérdidas y controlar los accesos no deseados.

Si su empresa está en alguno de estos supuestos, es el momento oportuno de empezar o avanzar en la transformación digital:

  • Un cambio de oficina o teletrabajo de los empleados
  • Consultas a documentos lentas y repetitivas
  • Varios archivos de papel y ubicaciones diferentes
  • Muchos duplicados, versiones y fotocopias de documentos
  • Poca seguridad en los accesos a documentos no se puede garantizar
  • Pérdidas frecuentes de documentos


En qué departamentos resulta más crítico el acceso a la información y se obtienen más ventajas con la digitalización:

  • Administración: facturas de proveedores, albaranes, pedidos, …
  • Recursos Humanos: contratos, nóminas, S.S., bajas, …
  • Legal: Expedientes de juzgados, escrituras, clientes, …
  • Documentación Clínica: consentimientos informados, altas voluntarias, ..
  • Prevención de riesgos: Revisiones médicas, formación, …
  • Comercial: tickets, hojas de gastos, …


Las imágenes son digitalizadas con software homologado por la Agencia Tributaria, indexadas, verificadas y validadas, se hace OCR para facilitar la búsqueda por palabras y añadiendo firma y sello como evidencia digital.

Al final del proceso de digitalización, se entregan los expedientes en una base de datos para su consulta directa y con enlaces a las imágenes digitalizadas y adaptado a su gestor documental o ERP.

Finalmente se custodia el papel hasta el fin de su vida útil o se destruye de forma confidencial. Una copia de seguridad de los archivos digitales se custodia igualmente sin cargo alguno.