Las ventajas de la gestión documental para las bibliotecas

Las ventajas de la gestión documental para las bibliotecas

La gestión documental facilita las labores de gestión de todo el material bibliográfico que se encuentra en las bibliotecas. Esto es válido tanto para las que están situadas dentro de un centro universitario como las que se encuentran en los diferentes ayuntamientos. 

Un buen programa de gestión documental para las bibliotecas ofrece una serie de ventajas que lo convierten en imprescindible. Por eso, es necesario abordar los beneficios que la gestión documental tiene para este tipo de instituciones.

Acceso rápido a la información

Una de las principales ventajas de la gestión documental para las bibliotecas es que permite un acceso rápido a la información que albergan. Esto es sumamente eficaz para ahorrar tiempo, por ejemplo, en el caso de tener que realizar una comprobación sobre si un libro ya ha sido cogido por otra persona y si hay más copias.

Al contar con un sistema de gestión documental esto puede agilizarse al publicar un catálogo con todas las obras que se encuentran en la biblioteca. Una persona, sin necesidad de recurrir al bibliotecario, puede acceder desde su ordenador al catálogo y ver si un libro está disponible o no. Asimismo, puede obtener otro tipo de información como la parte de la biblioteca a la que debe dirigirse para encontrarlo.

Gestión eficaz de los préstamos

Gestionar de forma eficaz los préstamos es importante. Con un buen programa de gestión documental se puede saber cuándo una persona debe devolver un libro prestado, así como enviarle un correo o aviso a su móvil para recordarle la fecha límite para realizar la devolución.

Asimismo, contar con un sistema de gestión documental en las bibliotecas permite realizar préstamos interbibliotecarios. Esto quiere decir que si un libro que se solicita se encuentra en otra biblioteca, puede ser pedido sin ningún problema. De esta forma, se facilita el acceso al material bibliográfico con el que cuentan otras instituciones.

Conservación del material bibliográfico

Otra de las ventajas de la gestión documental para las bibliotecas es que permite conservar todo el material bibliográfico que estas contengan sin temor a que se pierda o se deteriore. Esto es importante ya que los libros, a pesar de los cuidados que se suelen tener en este tipo de instituciones, con el paso del tiempo pueden estropearse. Con la gestión documental todo esto se previene.

Con todo esto, las personas que trabajan en una biblioteca son más productivas en el momento de catalogar un nuevo libro, digitalizar un manuscrito o ayudar a un estudiante a saber la zona de la biblioteca a la que debe dirigirse para encontrar la bibliografía que está buscando.

Una buena gestión documental en las bibliotecas ayuda a agilizar todos los procesos que se llevan a cabo en ellas. Esto es fundamental, ya que este tipo de instituciones son muy socorridas, sobre todo, cuando se encuentran en una universidad.

Además, no nos olvidemos de un elemento muy importante como es poder conservar todo aquel material bibliográfico que puede perderse por diferentes motivos. Por lo tanto, la gestión documental para las bibliotecas es un recurso que siempre tendría que estar presente.

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