Externalización de procesos de negocio – BPO

ADMINISTRACIÓN

Automatización de facturas de proveedores


Los tiempos medios en la gestión y entrada de datos de facturas de proveedores son grandes y con costes elevados por factura.

Hoy en día, muchas empresas reciben las facturas por correo electrónico en diferentes formatos digitales como .pdf, .doc, .xml, etc. o en papel por correo postal para su digitalización.

Si éste es su caso, esta solución para facturas de proveedores en papel o recibidas por correo electrónico, garantiza el cumplimiento de la legislación vigente con un único punto de entrada con independencia del formato en que se reciba. Y sólo paga por uso, es decir, por número de facturas procesadas.

Con esta plataforma de facturas, se capturan todos los datos relevantes para el proceso financiero de una factura siguiendo las reglas del Worflow de aprobación personalizadas para su empresa:

  • Cliente
  • Proveedor
  • Campos obligatorios y opcionales de la cabecera de la factura
  • Datos de las líneas de detalle de la factura

Y todos los datos capturados, quedan integrados en su ERP o programa de gestión, con beneficios notables:

  • Mejora de los tiempos de procesos y calidad de la información
  • Acercamiento de sus proveedores a un modelo self-service
  • Rápida integración con procesos automáticos en su sistema de destino final ó ERP
  • No hay que comprar ni mantener ningún tipo de «hardware» o instalar ni actualizar ningún programa
  • Eficiencia óptima a la hora de procesar facturas directamente desde su proveedor a la plataforma y de la plataforma a su ERP
  • Adaptación a cualquier volumen y carga de trabajo de todo tipo de empresa.

ADMINISTRACIÓN

Digitalización de expedientes


La digitalización de facturas, contratos y documentos importantes en papel es necesaria para agilizar las búsquedas, eliminar pérdidas y controlar los accesos no deseados.

Si su empresa está en alguno de estos supuestos, es el momento oportuno de empezar o avanzar en la transformación digital:

  • Un cambio de oficina o teletrabajo de los empleados
  • Consultas a documentos lentas y repetitivas
  • Varios archivos de papel y ubicaciones diferentes
  • Muchos duplicados y fotocopias de documentos
  • La seguridad en los accesos a documentos no se puede garantizar
  • Pérdidas frecuentes de documentos

La digitalización se lleva a cabo con escáneres industriales y software de tratamiento de cada imagen digitalizada:

  • Se indexa cada documento o lote de documentos
  • Se hace OCR de todas las imágenes para buscar por cualquier palabra
  • Se añade una firma y sello de una Autoridad como evidencia digital
  • Se custodia el papel hasta el fin de su vida útil
  • Se entrega certificado de destrucción confidencial, cuando se necesite

Al final del proceso de digitalización, se entregan los expedientes en una base de datos para su consulta directa y con enlaces a las imágenes digitalizadas y adaptado a su gestor documental o ERP en caso necesario.

Adicionalmente, la entrada de datos en facturas de proveedores se puede hacer vía plataforma en la nube.


RECURSOS HUMANOS

Digitalización de Expedientes


La búsqueda y actualización de documentos y datos de empleados en empresas medianas o grandes son muy habituales.

El expediente de un trabajador es una de las unidades documentales más confidenciales y sin embargo es de los más actualizados a lo largo de la vida laboral.

El acceso a estos datos no debe estar comprometido. Su digitalización, facilita la gestión, la integridad y la seguridad en los accesos.

Las ventajas de la digitalización para este tipo de expediente son varias:

  • Expediente único: todos los documentos están en un mismo expediente
  • Búsquedas por tipo de documento: Seguridad Social, contratos, bajas, nóminas, etc.
  • Eliminación de duplicados, versiones, fotocopias, etc.
  • Se garantiza la seguridad en los accesos a documentos
  • Se eliminan las pérdidas de documentos

Gracias a la digitalización, la información puede ser actualizada, protegida, consultada y distribuida con las herramientas digitales en la oficina o desde cualquier sitio remoto.


DOCUMENTACIÓN CLÍNICA

Digitalización de Historias Clínicas


La Historia Clínica contiene los procesos asistenciales del paciente, es crítica en cuanto a su integridad y confidencialidad y se ha de garantizar la trazabilidad de cada imagen digitalizada.

Hay documentos (papel o digital) que no se pueden eliminar por Ley por su importancia y carácter interdisciplinar. La cantidad de documentos es mayor o menor según el tipo de paciente y patología, lo que añade un factor más de relevancia a la digitalización y eliminación del papel.

Expedientes de Clínicas y Hospitales públicos y privados tratados:

  • Reproducción asistida
  • Fecundación in vitro
  • Hospitalización
  • Urgencias
  • Odontología
  • Ambulatorio
  • Exitus
  • UCI

El acceso a estos documentos y contenido no debe estar comprometido. La digitalización facilita el intercambio de datos y redunda en la calidad asistencial al paciente.

Las ventajas de la digitalización son varias:

  • Expediente único: todos los documentos de un paciente están en un mismo expediente
  • Facilita las búsquedas por especialidad, episodio asistencial, paciente, …
  • Se evitan duplicados, versiones, fotocopias, pérdidas, peticiones de archivo, …
  • Es una garantía de confidencialidad, integridad y disponibilidad
  • Mejora la gestión asistencial de cualquier centro
  • Genera confianza y seguridad en el sistema ante posibles contingencias

Gracias a la digitalización, la información puede ser actualizada, protegida, consultada y distribuida con las herramientas digitales desde la consulta, despacho o cualquier sitio remoto.


ARCHIVOS

Custodia de Documentos


Hay documentos originales en papel, que por normativa o legislación hay que conservar durante periodos de tiempo o hasta el fin de su vida útil.

La custodia física de los documentos originales aporta soluciones muy económicas de pago por uso, pudiendo solicitar los documentos cuando se necesite.

La custodia de documentos es aconsejable en diferentes situaciones:

  • Un cambio de oficina a una nueva ubicación
  • Un archivo de documentos poco activo y que apenas se consulta
  • Mucho espacio de oficina es ocupado por el papel
  • Poca seguridad del archivo y accesos no controlados
  • Consultas lentas y pérdidas habituales de documentos
  • Ubicaciones diferentes: archivos descentralizados
  • Documentos deteriorados por falta de instalaciones apropiadas

Y sólo se paga por el espacio utilizado:

  • Paletización: contenedores paletizados para archivos de papel más pasivos
  • Estanterías normalizadas: contenedores para archivos “vivos” o con consulta frecuente

Una vez que los documentos cumplen su periodo de validez y siguiendo el calendario de expurgo, se destruyen confidencialmente o se digitalizan, encargándonos de la logística completa de envíos y recogidas en toda España.


GESTIÓN DOCUMENTAL

Consultoría Documental


Los documentos son activos en cualquier organización y documentan las actividades realizadas dejando constancia de éstas y sirviendo como evidencia de ellas.

La base de cualquier proyecto de gestión documental comienza por una revisión profunda de los procesos documentales:

  • Análisis de la documentación manejada en las diferentes áreas, departamentos y personal.
  • Identificación de documentos, expedientes, flujos, etc. por proceso.
  • Identificación de herramientas que intervienen en cada proceso y los canales de entrada y salida.
  • Jerarquía de actividades por clases y grupos según funciones, actividades y operaciones.
  • Calendarios de conservación y expurgo de documentos.
  • Catálogo de categorías documentales .
  • Esquemas de metadatos.
  • Derechos y restricciones de acceso con relación a los documentos.
  • Políticas de gestión documental, si es el caso.
  • Procedimientos y definición de los procesos de trabajo.
  • Operativa de proveedores relacionada con custodia y digitalización de documentos físicos y/o electrónicos.
  • Repositorios actuales de documentación electrónica.
  • Integraciones con las herramientas de negocio de las diferentes áreas.

Los beneficios de la consultoría son notables:

  • Disponer de una visión completa de toda la documentación manejada y de su operativa documental.
  • Facilita la implantación de soluciones de gestión documental con retornos de inversión claramente definidos.
  • Mayor productividad generando eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos
  • Reducción de costes en custodia y digitalización de documentos que han cumplido su valor legal.

Nuestra experiencia en procesos documentales es amplia y nos permite proporcionar las mejores soluciones en la gestión documental de su organización.


DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS


Realizamos el ciclo completo del papel desde su custodia, la digitalización y su destrucción cuando finaliza la vida útil del documento.

Custodiamos y digitalizamos documentos importantes en papel y guardamos las copias de seguridad de los documentos digitalizados.

Si los documentos en papel tienen poca o muy poca importancia para una organización se pueden destruir según los niveles 1 y 2 de la Norma DIN 66399, que oscila entre 20 cm2 y 8 cm2 de superficie y entre 1,2 cms. y 0,6 cms. de anchura.

Si los documentos en papel son importantes, los niveles 3 y 4 de la Norma DIN 66399 son los más habituales, que oscilan entre 3,2 cm2 y 0,4 cm2 de superficie y 2 y 6 mms. de ancho.

Puede utilizar su mensajería habitual para enviarnos los documentos. También realizamos la logística completa de recogida y transporte de los documentos en vehículos exclusivos y precintados.



Transformamos la información en conocimiento

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