EXTERNALIZACIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO – BPO

Digitalización de documentos  

Nuestros hábitos profesionales debido en gran parte a la deslocalización del puesto de trabajo y al incremento de tiempos delante de un ordenador, han constatado la necesidad de la digitalización en las empresas en su sentido más amplio.

Y como tal, la digitalización de documentos importantes y la custodia y acceso seguro y controlado a los datos, se plantea como necesario en estos momentos de cambio.

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Si la empresa está en alguno de estos supuestos, es el momento oportuno para empezar con la transformación digital:

  • Un cambio de oficina a una nueva ubicación.
  • Las consultas a documentos son lentas y repetitivas.
  • El archivo de documentos está en varias ubicaciones diferentes.
  • El espacio útil de oficina es cada vez menor.
  • El personal no tiene acceso fácil a documentos importantes.
  • Cada departamento guarda sus documentos.
  • La seguridad y trazabilidad a los documentos no se puede garantizar.

…. etc.

Las tipologías de documentos más habituales a los que se aplica la digitalización son:

  • Facturas, albaranes y pedidos
  • Expedientes de Recursos Humanos
  • Expedientes clínicos
  • Expedientes administrativos
  • Expedientes judiciales

La digitalización certificada se realiza con un software homologado por la Agencia Tributaria. Posteriormente los documentos en papel se pueden destruir confidencialmente o custodiar en nuestras instalaciones.

Llevamos más de 30 años en la gestión documental y seguimos transformando la información en conocimiento.

Custodia de documentos 

Hay documentos originales en papel, que por normativa o legislación hay que conservar durante periodos de tiempo más o menos grandes o hasta el fin de su vida útil.

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Si Vd. está en alguno de estos supuestos, la custodia física de los documentos originales aporta soluciones económicas de pago por uso y puede solicitar las consultas a los documentos cuando se necesiten:

  • Un cambio de oficina a una nueva ubicación.
  • El archivo de documentos no se consulta con frecuencia.
  • El espacio ocupado por los documentos en la oficina es cada vez mayor.
  • La seguridad a los documentos y quién accede a ellos no se puede garantizar.
  • Las consultas a documentos son lentas y con accesos incómodos.
  • Los archivos de papel están en diferentes ubicaciones.
  • Los documentos se deterioran por falta de instalaciones apropiadas.

….  etc.

Una vez que los documentos cumplen su periodo de validez, se pueden destruir confidencialmente, devolver o digitalizar, encargándonos de la logística en todos los casos.

Nos encargamos de la logística completa de envíos y recogidas de contenedores en toda España y almacenamos los documentos en instalaciones seguras.  Vd. sólo paga por uso, es decir, por el espacio que utiliza, con una sala para consulta en nuestras instalaciones o en remoto.

Llevamos más de 30 años en la gestión documental y seguimos transformando la información en conocimiento.

Automatización de facturas – Cuentas a pagar


Una solución para facturas en papel o recibidas por correo electrónico, que garantiza el cumplimiento de la legislación vigente con un único punto de entrada para cualquier factura con independencia del formato en que se reciba. Y sólo paga por uso.

El objetivo principal es capturar todos los datos relevantes para el proceso financiero de una factura:

  • Se identifica al comprador
  • Se identifica al proveedor
  • Se capturan todos los campos obligatorios y opcionales de la cabecera de la factura
  • Se capturan los datos de las líneas de detalle de la factura
  • Se siguen las reglas del Workflow de aprobación
  • Se envían a los datos de cada factura adaptados al ERP quedando integrados en su solución de gestión.

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Beneficios de la solución Online:

  • Mejora de los tiempos de procesos y calidad de la información
  • Maximización de su beneficio
  • Acercamiento de sus proveedores a un modelo self-service
  • Rápida integración con procesos automáticos en su sistema de destino final/ERP

Kofax ReadSoft Online es seguro y rápido. No hay que comprar ni mantener ningún tipo de «hardware» o instalar ni actualizar ningún programa. La funcionalidad exclusiva del servicio Online ofrece a las organizaciones una eficiencia óptima a la hora de procesar facturas.

La solución se adapta a cualquier volumen y carga de trabajo y a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas.

Capacidades de captura

#1 Motor de procesamiento adaptativo y con autoaprendizaje

Mejora continuamente en velocidad y precisión. El programa aprende automáticamente a localizar los datos requeridos en una factura, proporcionando una mayor eficacia de forma progresiva.

#2 Clasificación automática de facturas

Diferencia a los proveedores de los compradores y los valida con los datos de su sistema de ERP, para determinar tanto los tipos de factura como las notas de crédito.

#3 Captura avanzada de líneas de detalle

Reconoce automáticamente los datos de las líneas. Incluso si las líneas difieren en longitud, no están espaciadas de manera simétrica o provienen de una factura de varias páginas.

#4 Soporte integrado por Regiones

ReadSoft Invoices viene preparado con ajustes específicos de cada país. Esto incluye tipos de impuestos, formatos de fecha, caracteres, moneda y más.

#5 Validaciones

Realiza automáticamente validaciones de integridad, como las sumas de los importes, de los impuestos, etc… . Pero también valida información de la factura con la orden de compra previa.

#6 Integración con ERP y Sistemas Financieros

La solución se integra perfectamente con los principales sistemas de ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 y más.

Capacidades de flujo de trabajo

#1 Automatización completa de las facturas

Procese y controle cada paso de la operativa como la captura de los datos, la validación de los mismos, la resolución de errores, el Workflow interno.

#2 Interfaz web intuitivo

Trabaje en una interfaz web intuitivo para todos los procesos de envio y aprobación.

#3 Pasos de aprobación

Determine automáticamente los agentes de un Workflow para un trabajo, basado en las características de la factura (por ejemplo, el identificador del proveedor, el importe de la factura) siendo estos parámetros configurables en el diseño del previo del Workflow.

#4 Reglas de contabilización

Basándose en la reglas contables definidas en el sistema y en el tipo de factura, el programa proporcionará sugerencias de codificación automática.

#5 Validaciones – Cotejo

Cotejo en 2 y 3 opciones.

#6 Análisis

Paneles de control de carga de trabajo y rendimiento.

Contabilización automática de facturas con ReadSoft Online

Kofax ReadSoft Online contabiliza facturas automáticamente en Microsoft NAV, Microsoft Dynamics 365, NetSuite y Coupa. Integre otros sistemas fácilmente utilizando XML y servicios web.

  • Subir las facturas para la interpretación y la extracción de datos. Revisar y corregir los datos interpretados.
  • Validar, cotejar, codificar y aprobar las facturas PO y no PO.

Transferir automáticamente las facturas y los datos al o a los sistema(s) de destino

CONSULTORÍA
DOCUMENTAL

Organizamos los
procesos documentales
importantes de negocio.

GESTIÓN
DOCUMENTAL

Integramos legislación,
normativa, tecnología
y experiencia en la
gestión de contenidos.

DIGITALIZACIÓN

Digitalizamos papel,
microfilm,
placas radiográficas
y diapositivas.

CAPTURA DE DATOS

Identificamos, extraemos
y procesamos datos
específicos de sus documentos.

CUSTODIA

Archivamos y
gestionamos sus
documentos hasta
el fin de su vida útil.

Transformamos la información en conocimiento

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