Digitalización de documentos
Nuestros hábitos profesionales debido en gran parte a la deslocalización del puesto de trabajo y al incremento de tiempos delante de un ordenador, han constatado la necesidad de la digitalización en las empresas en su sentido más amplio.
Y como tal, la digitalización de documentos importantes y la custodia y acceso seguro y controlado a los datos, se plantea como necesario en estos momentos de cambio. Si la empresa está en alguno de estos supuestos, es el momento oportuno para empezar con la transformación digital: …. etc. Las tipologías de documentos más habituales a los que se aplica la digitalización son: La digitalización certificada se realiza con un software homologado por la Agencia Tributaria. Posteriormente los documentos en papel se pueden destruir confidencialmente o custodiar en nuestras instalaciones. Llevamos más de 30 años en la gestión documental y seguimos transformando la información en conocimiento.
Custodia de documentos
Hay documentos originales en papel, que por normativa o legislación hay que conservar durante periodos de tiempo más o menos grandes o hasta el fin de su vida útil. Si Vd. está en alguno de estos supuestos, la custodia física de los documentos originales aporta soluciones económicas de pago por uso y puede solicitar las consultas a los documentos cuando se necesiten: …. etc. Una vez que los documentos cumplen su periodo de validez, se pueden Nos encargamos de la logística completa de envíos y recogidas de contenedores en toda España y almacenamos los documentos en instalaciones seguras. Vd. sólo paga por uso, es decir, por el espacio que utiliza, con una sala para consulta en nuestras instalaciones o en remoto. Llevamos más de 30 años en la gestión documental y seguimos transformando la información en conocimiento.
destruir confidencialmente, devolver o digitalizar, encargándonos de la logística en todos los casos.
Automatización de facturas – Cuentas a pagar
Una solución para facturas en papel o recibidas por correo electrónico, que garantiza el cumplimiento de la legislación vigente con un único punto de entrada para cualquier factura con independencia del formato en que se reciba. Y sólo paga por uso.
El objetivo principal es capturar todos los datos relevantes para el proceso financiero de una factura:
- Se identifica al comprador
- Se identifica al proveedor
- Se capturan todos los campos obligatorios y opcionales de la cabecera de la factura
- Se capturan los datos de las líneas de detalle de la factura
- Se siguen las reglas del Workflow de aprobación
- Se envían a los datos de cada factura adaptados al ERP quedando integrados en su solución de gestión.
Beneficios de la solución Online: Kofax ReadSoft Online es seguro y rápido. No hay que comprar ni mantener ningún tipo de «hardware» o instalar ni actualizar ningún programa. La funcionalidad exclusiva del servicio Online ofrece a las organizaciones una eficiencia óptima a la hora de procesar facturas. La solución se adapta a cualquier volumen y carga de trabajo y a las necesidades de las pequeñas y medianas empresas. Capacidades de captura #1 Motor de procesamiento adaptativo y con autoaprendizaje Mejora continuamente en velocidad y precisión. El programa aprende automáticamente a localizar los datos requeridos en una factura, proporcionando una mayor eficacia de forma progresiva. #2 Clasificación automática de facturas Diferencia a los proveedores de los compradores y los valida con los datos de su sistema de ERP, para determinar tanto los tipos de factura como las notas de crédito. #3 Captura avanzada de líneas de detalle Reconoce automáticamente los datos de las líneas. Incluso si las líneas difieren en longitud, no están espaciadas de manera simétrica o provienen de una factura de varias páginas. #4 Soporte integrado por Regiones ReadSoft Invoices viene preparado con ajustes específicos de cada país. Esto incluye tipos de impuestos, formatos de fecha, caracteres, moneda y más. #5 Validaciones Realiza automáticamente validaciones de integridad, como las sumas de los importes, de los impuestos, etc… . Pero también valida información de la factura con la orden de compra previa. #6 Integración con ERP y Sistemas Financieros La solución se integra perfectamente con los principales sistemas de ERP, como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 y más. Capacidades de flujo de trabajo #1 Automatización completa de las facturas Procese y controle cada paso de la operativa como la captura de los datos, la validación de los mismos, la resolución de errores, el Workflow interno. #2 Interfaz web intuitivo Trabaje en una interfaz web intuitivo para todos los procesos de envio y aprobación. #3 Pasos de aprobación Determine automáticamente los agentes de un Workflow para un trabajo, basado en las características de la factura (por ejemplo, el identificador del proveedor, el importe de la factura) siendo estos parámetros configurables en el diseño del previo del Workflow. #4 Reglas de contabilización Basándose en la reglas contables definidas en el sistema y en el tipo de factura, el programa proporcionará sugerencias de codificación automática. #5 Validaciones – Cotejo Cotejo en 2 y 3 opciones. #6 Análisis Paneles de control de carga de trabajo y rendimiento.
Contabilización automática de facturas con ReadSoft Online
Kofax ReadSoft Online contabiliza facturas automáticamente en Microsoft NAV, Microsoft Dynamics 365, NetSuite y Coupa. Integre otros sistemas fácilmente utilizando XML y servicios web.
- Subir las facturas para la interpretación y la extracción de datos. Revisar y corregir los datos interpretados.
- Validar, cotejar, codificar y aprobar las facturas PO y no PO.
Transferir automáticamente las facturas y los datos al o a los sistema(s) de destino